Wie Du durch den Bürokratie-Dschungel deiner Gründung kommst

Bürokratie und Gründung der Virtuellen Assistenz

Du willst Dich als Virtuelle Assistentin selbstständig machen aber erstarrst wie das Reh vor dem Scheinwerfer des Autos, wenn du nur an die Bürokratie denkst? Ich verstehe das gut und kann mich da an die Zeit erinnern, als ich vor meiner Gründung stand und überlegte, was denn nun die nächsten Schritte sind. Bei der Bürokratie und Gründung der Virtuellen Assistenz gibt es durchaus ein paar Herausforderungen. Auch müssen vorab ein paar Fragen geklärt werden.

Ende 2018 fasste ich den Entschluss mich selbstständig zu machen, doch ich wusste überhaupt nicht, wie das alles funktionierte. Was tat ich also? Ich googelte. Und ganz ehrlich. Ich verbrachte die nächsten 4 Wochen mit Recherche. Auf hunderten Websites fand ich tausende Informationen. 

Tipps zur Bürokratie und Gründung der Virtuellen Assistenz

Richtig schlau wurde ich daraus jedoch nicht. Es gab keine Anleitung, die mir sagte, was muss ich wann wo erledigen. Damit du nicht Deine Zeit verschwenden musst, wie ich zum Start in meine Selbstständigkeit, habe ich für dich eine Anleitung geschrieben, wie du den ersten Schritt durch den Bürokratie-Dschungel machen kannst.

1. Gesellschaftsform der Virtuellen Assistenz

Als Erstes steht die Entscheidung an, wie willst du gründen?
Welche Gesellschaftsform ist die für dich passende?
Die drei häufigsten Arten sind der Einzelunternehmer, der Freiberufler und die Kapitalgesellschaft (GmbH/UG).
Jede Unternehmensform hat Vor- und Nachteile, diese stelle ich dir nun einmal vor.

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Der Einzelunternehmer

Die häufigste Unternehmensform bei Neugründungen, weil es die bekannteste und eine sehr einfache ist. 
Die Vorteile sind:

  • alle Einnahmen stehen dir persönlich zur Verfügung
  • der Jahresabschluss erfolgt als Einnahmenüberschussrechnung (bei einem Gewinn unter 60 TEUR oder einem Umsatz kleiner 600 TEUR)

Der Nachteil:

  • Du hast eine volle persönliche Haftung

Die Kapitalgesellschaft

Diese Unternehmensform kommt bei Neugründungen sehr selten vor, aber wenn ich nochmal von vorne anfangen würde, wäre es meine Wahl.
Die Vorteile sind:

  • eigenständige juristische Person
  • beschränkte Haftung

Der Nachteil:

  • Du bist Angestellter deines Unternehmens und beziehst nur ein Gehalt, Kapitalentnahmen nur in Form von Gewinnausschüttungen (steuerpflichtig)
  • Die Gründung ist etwas aufwendiger
  • Bilanzierungspflicht

Der Freiberufler

Die Unternehmensform, die sich die meisten wünschen.
Die Vorteile sind:

  • keine Gewerbesteuer
  • dauerhafte Einnahmenüberschussrechnung
  • Ist-Versteuerung der Umsatzsteuer
  • keine IHK Pflicht

Die Nachteile:

  • Du darfst keine Provisionseinkünfte haben 
  • in der Regel bist du sozialversicherungspflichtig

Doch nicht jeder kann einfach Freiberufler sein. Klassisch sind das:

  • Heilberufe
  • Rechts-, Steuer- und wirtschaftsberatende Berufe
  • Naturwissenschaftliche und technische Berufe
  • Kulturberufe

Darüber hinaus gibt es Katalogberufe,  katalogähnliche Berufe und Tätigkeitsberufe.

Der beste Weg ist, direkt mit deinem Finanzamt zu sprechen, ob deine Tätigkeit die eines Freiberuflers entspricht.

2. Anmeldung deiner Selbstständigkeit

Wenn du dich für eine Gesellschaftsform entschieden hast musst du diese innerhalb von vier Wochen nach Aufnahme anmelden.
Jede Unternehmensform hat eine andere Art der Anmeldung.

Der Einzelunternehmer

Hier steht der Gang zum Gewerbeamt an und dort wird die Gewerbeanmeldung vorgenommen. Kostenpunkt zwischen 15-60 EUR.
Im Nachgang bekommst du den steuerlichen Erfassungsbogen zugesandt, ich empfehle dir diesen bereits direkt nach der Anmeldung an das Finanzamt zu senden, so geht es viel schneller. Du findest das Formular im Internet.

Der Freiberufler

Die einfachste Art eine Selbstständigkeit zu beginnen. Hier muss nur der steuerliche Erfassungsbogen ausgefüllt werden.
Unter 1.4. muss deine Tätigkeit und alle möglichen Einkunftsarten aufgeführt werden, damit das Finanzamt eine Entscheidung für oder gegen den Freiberufler Status treffen kann.

Die Kapitalgesellschaft

Die aufwendigste und kostenintensivste Gründung. Hier muss einen Gesellschaftervertrag vom Notar beglaubigt werden und das Unternehmen im Handelsregister eintragen werden. Bei der Erstellung des Vertrages kann dir ein Steuerberater helfen, der sich auf Gründungen spezialisiert hat.

3. Kleinunternehmerregelung ja oder nein?

Stelle dir zuerst diese 4 Fragen:

  • Planst Du mehr als 22 TEUR Umsatz?
  • Willst Du aktiv Werbung auf Facebook, Google und/oder Pinterest schalten?
  • Arbeitest du hauptsächlich B2B?
  • Hast du hohe Anschaffungskosten?

Hast Du Fragen mit Ja beantwortet? Dann ist die Kleinunternehmerregelung vermutlich nicht das richtige für dich.

Klarheit kann dir der Anruf beim Finanzamt bringen, oder du besprichst dich mit deinem Steuerberater.

Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung triffst du im steuerlichen Erfassungsbogen. Der Punkt 7 beschäftigt sich mit der Umsatzsteuer.

Zwei Tipps von mir zum Abschluss, beantrage dir die Ist-Versteuerung, wenn du dich für die Regelbesteuerung entschieden hast und zweitens, beantrage dir auf jeden Fall die Umsatzsteuer ID.

Fazit: Bürokratie und Gründung der Virtuellen Assistenz

Wenn du diese 3 Schritte erledigt hast, ist deine Selbstständigkeit erfolgreich angemeldet und du hast einen großen Teil der Bürokratie hinter dir gelassen. Ich gratuliere dir! Wenn du die nächsten Schritte noch gehen willst – und das wären die Themen Versicherungen, Rechtliches und Buchhaltung – dann freue ich mich dir meine Gratis Bürokratie-Checkliste zusenden zu dürfen. Du kannst dich unter https://jessica-knackstedt.de/freebie-buerokratie kostenlos anmelden.

Wer schreibt denn hier?

Bürokratie und Gründung der Virtuellen Assistenz Gastbeitrag

Ich bin Jessica, 35 Jahre alt und Gründungscoach. Im Februar 2019 habe ich mich selbstständig gemacht. Im Grunde aus der Not heraus. Meine Zwillinge waren 18 Monate alt und ich hatte keinen Krippenplatz. Darüber war ich nicht mal unglücklich. Aber das Elterngeld war zu Ende und finanziell abhängig sein von meinem Mann, dass wollte ich auf gar keinen Fall. Also was tun? Selbstständig machen tauchte da bisher noch nie in meinem Lebensplan auf. Ich wagte es.

Den Einstieg in die Selbstständigkeit fand ich über die virtuelle Assistenz. Das lief auch gut an. Aber es erfüllt mich nicht. Ich wollte Frauen beim Erfüllen ihres Traums mit der eigenen Selbstständigkeit helfen. Denn das war es, was ich auch in meinem angestellten Job immer tat. Lebensträume erfüllen. Daher orientierte ich mich bereits nach zwei Monaten Selbstständigkeit um.

Und nun helfe ich Frauen sicher und entspannt durch den Bürokratie-Dschungel ihrer Gründung zu kommen. Mittlerweile durfte ich bereits mehr als 100 Frauen auf ihrem Weg in die Selbstständigkeit begleiten. Ich hätte mich gern selbst gehabt zum Start in meine Selbstständigkeit. 

Du möchtest dich mit mir vernetzen? Dann folge mir gern auf Instagram oder auf Facebook oder wirf einen Blick auf meine Website.

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