Wann und warum du als Virtuelle Assistenz eine Website brauchst

Virtuelle Assistenz Website

Stehst du vor dem Start in deine neue VA-Existenz oder bist schon mittendrin im Vergnügen? Wenn du bis jetzt noch keine Aufträge hast oder du deine Anfragen hauptsächlich über Mund-zu-Mund-Werbung oder direkte Kontakte bekommst, ist dieser Artikel genau das Richtige für dich. Denn es geht um das spannende Thema Website.

In diesem Gastbeitrag von Victoria Weber geht es darum,

  • ab wann du als VA eigentlich eine eigene Website brauchst
  • wofür du sie in deinem VA-Business nutzen kannst (Spoiler: nicht nur als Visitenkarte!), und
  • mit welchen Kniffen sie dir ziemlich viel Arbeit abnimmt.

Los geht’s!

Deine VA-Website: Wann ist dafür der richtige Zeitpunkt?

Fangen wir direkt mit der dringendsten Frage an: Wann brauchst du als VA überhaupt eine eigene Website?

Ist es am Anfang nicht vollkommen übertrieben, mit großem Aufwand eine Seite zu erstellen, wenn du gerade loslegst und es doch Facebook und Co. gibt?

Ja und nein.

Fidan zum Beispiel hat ihrem Jahresrückblick von 2019 geschrieben, dass sie zwei Jahre lang überhaupt keine eigene Seite hatte.

Fakt ist: Natürlich kannst du auch ohne eine eigene Website Kunden finden. Facebookgruppen wie die VA-finden-Gruppe von Fidan, Jobbörsen oder persönliche Kontakte sind super Möglichkeiten, an Aufträge zu kommen.

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Aber es gibt ein paar unschlagbare Vorteile, die dir eine Website als VA schon von Anfang an bietet:

#1 Du hast etwas, zu dem du potentielle Kunden hinleiten kannst

Der Vorteil einer Bewerbungsmail liegt auf der Hand: Geht schnell, kann auf den Kunden angepasst werden, und du brauchst nichts weiter als dein Email-Programm.
So weit, so gut. Aber was, wenn jemand dann näher interessiert ist?

Dann müsste er, wenn du dich per Mail kurz und knapp bewirbst, erstmal nachfragen. Womöglich sogar mehrmals, um ein paar ganz simple Rückfragen zu stellen.

Vielleicht ist es für deinen Auftraggeber wichtig zu wissen, wann deine verfügbaren Arbeitsstunden sind? Wie viel genau in deinen Stundenpaketen geleistet wird? Ob du Links zu deinen Referenzprojekten hast?

All solche Fragen kannst du auf deiner Website ganz einfach auf einen Schlag beantworten. Zum Beispiel auf einer Services- oder FAQ-Seite.
Und – noch ein großer Vorteil: Du verscheuchst nicht die Kunden, denen eine Email schon “zu verbindlich” ist und die am liebsten erstmal “von Weitem” deine Arbeit ansehen möchten. Solche “email-scheuen” Auftraggeber gibt es öfters, als man meinen könnte. (Ich selbst bin zum Beispiel so einer 👩‍💻)

Durch eine Website gibst du auch solchen Leuten (= die länger für eine Entscheidung brauchen) die Möglichkeit, dich in Erwägung zu ziehen.

Noch ein Vorteil: Websites kann man sich leicht bookmarken – Emailadressen verschwinden dagegen oft im Nirvana.

#2 Du sparst Zeit bei der Akquise

Statt PDFs oder Textbausteine in Emails zu kopieren, hast du mit einer Website nur noch einen Ort, auf dem du alles up to date halten musst. Wie angenehm das ist, wird vor allem deutlich, je mehr Kunden und Anfragen du hast.

Wenn also jemand nach deinen Preisen oder Services fragt, kannst du ihn einfach direkt zur jeweiligen Seite leiten. Dann musst du dich nur noch um diese eine Seite kümmern.

So hast du keine Probleme mit veralteten Informationen – nichts ist schließlich nerviger als alte Preislisten, die Kunden aus historischen Emails oder PDFs hervor kramen. Wo du dann mühsam erklären musst: “Nein, biete ich leider nicht mehr an…”

Und: Eine dynamische Preis – oder Servicesseite, die du online aktuell hältst, ist besonders praktisch, wenn du dich dazu entschließt, deine Preise zu erhöhen.

Auch bei deinem Portfolio spart es dir viel Zeit, wenn du es nur EINMAL auf deiner Website aktualisieren oder eine PDF hochladen musst. Dann brauchst du in Mails nur auf die aktuelle Version zu verlinken.

#3 Du kannst mit Inhalten überzeugen

Eine der besten Methoden, potenzielle Kunden von deiner Expertise zu überzeugen, ist eine Seite, auf der du zeigst, wovon du Ahnung hast. Das geht am besten durch Inhalte, in denen du Kostproben deines Expertentums zeigst.

Das kann ein Blog sein, auf dem du über dein Fachgebiet schreibst, oder auch ein Youtube-Kanal oder was immer dir inhaltsmäßig (und zeitlich!) liegt.

Wenn du Experte für Email-Marketing bist, könntest du zu gegebenenfalls Zeit investieren, um Tutorials zu deinem Lieblingstool zu schreiben. Wenn du mit z.B. GetResponse arbeitest – schau dir an, nach welchen Begriffen die Leute suchen und erstelle hilfreiche Artikel dazu.

Die Strategie hinter solchen Inhalten ist recht simpel: Ein potenzieller Kunde sitzt vorm Computer, hat mal wieder Probleme mit XY und sucht die Lösung dazu. Diejenigen, die eigentlich keine Zeit dafür haben, das selbst zu machen, aber merken, dass du Ahnung hast – die werden sich bei dir melden. Das werden zwar nicht all deine Leser sein – aber als VA brauchst du ja auch im Normalfall nicht Hunderte von Kunden, sondern nur wenige ausgewählte.

#4 Du wirst gefunden, statt zu suchen

Es ist auf Dauer anstrengend, immer Kunden zu “jagen”.

Deswegen ist es eine gute Idee, frühzeitig darauf hinzuarbeiten, gefunden zu werden – statt der ewig Suchende zu sein.

Wenn du eine Website hast, kannst du dich von Anfang an darauf konzentrieren, in den Suchergebnissen deiner Kunden aufzutauchen – statt nur “kurzfristige” Akquise wie z.B. durch Jobbörsen zu betreiben. (Dafür ist die Content-Strategie aus #3 übrigens ein super Weg!)

Das dauert zwar eine Weile, ist aber sehr nachhaltig und über einen längeren Zeitraum ziemlich arbeitssparend.

Zeit ist hier auf jeden Fall ein Faktor! Google braucht mitunter Monate, um dich überhaupt für bestimmte Stichworte zu “entdecken” – selbst wenn du von Anfang an gut SEO-optimiert unterwegs bist.

Also: Je früher du mit deiner Website anfängst, desto schneller erlaubst du es Google, auch online gefunden werden.

Wofür du deine Website als Virtuelle Assistenz nutzen kannst

Ein Fehler, den viele Freelancer und VAs machen, ist, dass sie ihre Website nur als eine Art Visitenkarte nutzen. Damit verschenkst du aber einiges an Potenzial, denn deine Website kann für dich noch viele andere Aufgaben erledigen:

Kunden vorsortieren

Ein bunt gemischter Email-Eingang, ein paar Anfragen per DM bei Instagram und drei Postings bei Facebook? Wenn du dich in die Akquise wirfst, kann es leicht sein, dass du den Überblick verlierst.

Am besten ist es – wenn du idealerweise daran arbeitest, dass deine Kunden zu dir kommen statt du zu ihnen – deine Website so aufzubauen, dass sie für dich “vorsortiert”.

Denn es ist so: Es gibt gute Kunden und nicht ganz so gute Kunden für dein VA-Business.
Je mehr du über deinen Zielkunden herausfindest, desto besser kannst du deine Website darauf anpassen. Durch deine Website (und die Angebote darauf) kannst du ziemlich genau steuern, welche Art von Person du ansprechen willst – und wer sowieso nicht zu dir passt.

Wenn du nur Email-Marketing für ein bestimmtes Tool anbietest, musst du direkt klarstellen, dass du nur der Go-to-Experte für GetResponse, aber z.B. nicht für MailChimp bist.

Wenn du nur für Projektsätze, und nicht auf Stundenbasis arbeiten willst, dann musst du das direkt klarstellen. Damit du ganz bewusst Kunden, die nur ein paar Stunden buchen wollen, abschreckst.

So sparst du dir nicht nur viel Email Hin und Her – sondern du setzt automatisch einen Kundenfilter, der dir das Leben enorm erleichtert.

Für mehrere Service-Gruppen oder Angebote lohnt es sich übrigens auch, statt einer Mailadresse ein Kontaktformular zu nutzen, das automatisch sortiert, worum es in einer Anfrage geht.

Zeigen, was du kannst

Wenn du weißt, worin du gut bist und was du als VA anbietest, dann solltest du das auch glaubhaft auf deiner Website herüber bringen.

Das ist natürlich umso einfacher, je weniger dein Angebot “Bauchladen” ist. (Netter Nebeneffekt: Als Spezialist kannst du normalerweise deutlich höhere Preise verlangen. Und du tust dich mit deiner Planung deiner Website deutlich leichter.)

Wie oben schon geschrieben, ist eine solide Content-Strategie ein sehr guter Weg, deine Website – und deine Angebote – bekannter zu machen.

Hast du eine “Schreib-Furcht”? Auch Video oder Audio sind Möglichkeiten, dein Wissen zu zeigen. Allerdings solltest du immer dafür sorgen, dass deine Inhalte leicht (passiv!) gefunden werden können, z.B. durch Youtube- oder Pinterest-Optimierung von Stichworten.

Ziel ist es ja, für dich zu werben, ohne dass du dich ständig kümmern musst.

Social Media erfordert ständige Aufmerksamkeit – ein zeitloser Vorrat an Experten-Content, der gut bei Google/Pinterest/Youtube rankt, nicht.

Dich quervernetzen

Je länger du als VA unterwegs bist, desto eher wirst du andere Dienstleister oder VAs treffen, die du kennst oder mit denen du sogar schon zusammengearbeitet hast.

Ein solches Netzwerk kannst du dazu nutzen, euch gegenseitig zu empfehlen – und natürlich die Websites auch gegenseitig zu verlinken.

Deine Website (mit ordentlicher Domain!) ist deswegen auch ein Vorteil, wenn du selbst weiterempfohlen werden willst. Es ist viel leichter, jemanden mit einem Link zu empfehlen, als dem potenziellen Kunden nur eine Mailadresse weiter zu leiten.

Dann kann derjenige, dem du empfohlen wurdest, sich nämlich erstmal ein unverbindliches Bild machen, bevor er den – uuuh, schon viel weiter gehenden – Schritt wagt, dir eine Email zu schreiben.

Onboarding automatisieren

Nicht nur bevor jemand Kunde wird, ist deine Website ein wichtiger Helfer in deinem VA-Business.

Du kannst auf deiner Seite zum Beispiel versteckte oder offene Seiten nutzen, um “Kundenseiten” zu bauen, die du für interne Zwecke nutzt.

Dasselbe System funktioniert auch super fürs Onboarding: Ich empfehle dir zum Beispiel als Dienstleister, eine kleine Willkommensseite anzulegen, bei der deine Kunden alles Wichtige bei dir einreichen müssen.

Dort kannst du z.B. einen Dropbox-Hochladelink verknüpfen, wenn du von deinem Kunden Dateien brauchst, oder ein Formular für Infos, die du standardmäßig von allen Kunden abfragst.

Kurz: Alle Routinearbeiten, die dich sowieso nur von der eigentlichen Akquise – und deinen Aufgaben – abhalten, kannst du an deine Website outsourcen. Einen besseren (und günstigeren) Mitarbeiter, der so viel kann, wirst du nirgends finden!

Der Aufwand für eine Website ist nicht so riesig, wie du vielleicht denkst!

Abschließend noch ein Wort zum Riesenprojekt Website, das von vielen als genauso angenehm gesehen wird wie ein wochenlanger Besuch beim Zahnarzt.

Das Ganze muss gar nicht so schlimm und kompliziert sein!

Ich sehe viel zu viele Unternehmer und angehende Freelancer, die sich von “Technik-Angst” davon abhalten lassen, mit einer eigenen Website loszulegen. Einfach, weil es wie eine Monsteraufgabe scheint, die auch noch große Mengen an Know-how voraussetzt.

Wenn du dich aber ein bisschen einliest und gezielt daran setzt, deine Seite auf den Weg zu bringen (und ja, es gibt Alternativen zu WordPress!), dann kannst du in kurzer Zeit in schickem Look online gehen. Je früher du damit anfängst, desto besser.

Deine Seite verbessern und feinpolieren kannst du später immer noch!

Virtuelle Assistenz Website

Victoria Weber ist Squarespace-Expertin und bloggt zu Website-Tipps und Online-Branding. Wenn es dein Ziel ist, deine Leistungen online besser zu verkaufen und mit deiner VA-Expertise zu überzeugen, kannst du dir hier ihr gratis Planungs-Workbook für deine neue Website holen.

Gastartikel Victoria Weber Virtuelle Assistenz Website

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