Berufsbild und Info:

Was ist eine Virtuelle Assistenz? Wie wird man Virtuelle Assistenz und welche Aufgaben kann man übernehmen?

Berufsbild Virtuelle Assistenz

Der Beruf Virtuelle Assistenz (Abkürzung: VA) kommt ursprünglich aus den USA. Dort gibt es seit knapp 30 Jahren Virtuelle Assistenten. Auch im deutschsprachigen Raum werden Virtuelle Assistenten, die Unternehmen und Einzelunternehmer unterstützen, immer beliebter und bekannter.

Was ist Virtuelle Assistenz?

Ein Virtueller Assistent oder eine Virtuelle Assistentin ist ein selbständiger Dienstleister, der Unternehmen oder Einzelunternehmer durch bestimmte Aufgaben unterstützt. Die übernommenen Aufgaben führt die Virtuelle Assistenz digital über das Internet durch. Auftraggeber und Virtuelle Assistenz sind räumlich und örtlich voneinander getrennt, der Auftraggeber muss der Virtuellen Assistenz keine gemeinsamen Arbeitsräume oder einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Virtuelle Assistenten arbeiten meist im Home Office oder in Coworking-Spaces. Für die Kommunikation nutzen Kunde und VA unterschiedliche Werkzeuge wie E-Mail, Videokonferenzen, Telefonate oder Messenger wie Slack.  

Welche Aufgaben und Tätigkeiten bieten Virtuelle Assistenten an?

Der große Vorteil am Berufsbild der Virtuellen Assistenz ist, dass jede/r VA selbst entscheiden kann, welche Aufgaben und Services sie anbieten möchte. Das Angebot der Dienstleistung richtet sich nach Qualifikation, Erfahrung und Kompetenz. Zu den klassischen Aufgaben zählen:

Backoffice, Sekretariat und Administration

  • Terminmanagement
  • Planung und Vorbereitung von Besprechungen und Meetings
  • Organisation von Reisen
  • elektronische Ablage
  • Korrespondenz
  • Erstellung von Präsentationen
  • Rechnungserstellung
  • Belege sortieren
  • Datenerfassung – und pflege
  • Recherche

Social Media Management

  • Aufbau der Kanäle und Profile (Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, Youtube, Xing, Linkedin, TikTok, Snapchat
  • Communityaufbau und -management
  • Beiträge verfassen und posten
  • Grafiken erstellen
  • Redaktionspläne erstellen
  • Gruppen moderieren
  • Social Media Strategien entwickeln
  • Monitoring und Analyse
  • Bezahlte Werbung (Ads)

Texte

  • Texterstellung für Blogs, Social Media, Newsletter, Präsentationen, Produktbeschreibungen, Freebies usw.
  • Texte korrigieren und/oder lektorieren
  • Übersetzungen
  • Korrespondenz
  • Verkaufstexte (=Copywriting)
  • Transkriptionen von Videos, Podcasts, Interviews

Webdesign / Wordpress-Support

  • Website erstellen
  • Website-Betreuung wie Aktualisierungen, Backups, Problembehebung
  • Landingpages und Salespages erstellen
  • Pop-Ups, Widgets, Banner und Slider einfügen
  • Texte und Bilder einfügen
  • Blogartikel einpflegen
  • Kommentare genehmigen und beantworten

Podcast-Service

  • Schnitt und Nachbearbeiten von Podcastfolgen
  • Transkriptionen der Episoden
  • Shownotes erstellen
  • Upload auf dem Server
  • Themenrecherche 
  • Gäste-Akquise

Grafik und Video

  • Erstellen von Grafiken
  • Bildberabeitung
  • Videoschnitt und -bearbeitung
  • Logo-Design
  • Druckvorlagen
  • Entwicklung Corporate Design

Welche Fähigkeiten und Kenntnisse braucht man als Virtuelle Assistenz?

Wie du gesehen hast, ist der Aufgabenbereich einer Virtuellen Assistenz sehr vielfältig und richtet sich danach, was du als Virtuelle Assistenz für Fähigkeiten und Kenntnisse hast. Diese lassen sich mit Weiterbildungsmaßnahmen wie Onlinekurse, Praktika, Bücher und Tutorials jederzeit erweitern. Die meisten Virtuellen Assistenten starten - sofern sie keine Spezialkenntnisse haben - mit einfachen Tätigkeiten wie Backoffice, Recherche oder Dateneingabe. Für diese Art von Tätigkeiten musst du genau arbeiten, verlässlich sein und mitdenken. 

Die Mindestvoraussetzung um als Virtuelle Assistenz zu starten ist der Umgang mit einem PC und eine Internet-Affinität. Kunden wünschen sich darüberhinaus folgende Eigenschaften und Fähigkeiten:

  • Zuverlässigkeit
  • Motivation
  • Engagement
  • Eigenverantwortung
  • Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
  • "Can do Attitude"
  • Organisationstalent
  • Zeitmanagement
  • Lernbereitschaft
  • Schnelle Auffassungsgabe
  • Problemlösungskompetenz

Je nach Dienstleistungsangebot kommen weitere Skills hinzu. Eine Virtuelle Assistenz, die Grafikdesign anbietet, muss kreativ sein. Ein Social Media Manager braucht Kommunikationsstärke. Jemand, der Webdesign oder Wordpress-Support anbietet, muss technisch versiert sein. Die oben aufgeführten Soft Skills werden allerdings aufgabenübergreifend gewünscht. 

Wieviel verdient man als Virtuelle Assistenz?

Die Preise von Virtuellen Assistenten sind je nach Qualifikation, Erfahrung und angebotener Dienstleistung unterschiedlich. Zum Start als Virtuelle Assistenz solltest du dir Gedanken darüber machen, wie hoch deine monatlichen Fixkosten sind, wie hoch dein Umsatzziel ist und wieviel Stunden du arbeiten kannst. Aus dieser Kombination kannst du dir ausrechnen, wieviel du mindestens verdienen musst, um deine Kosten zu decken und deine Umsatzziele zu erreichen. Als Richtwert sollten es mindestens EUR 30,00 pro Stunde sein. Je nach Angebot und Fähigkeiten kannst du bis zu EUR 85,00 pro Stunde verdienen. 


Du kannst auch Pauschalpreise anbieten. Dies solltest du aber erst dann tun, wenn du genau abschätzen kannst wie lange du für deine Aufgaben brauchst.

Wie rechnen Virtuelle Assistenten ab?

Für die geleistete Arbeit stellen Virtuelle Assistenten eine Rechnung aus. Die Rechnung wird entweder für einen bestimmten Zeitraum oder ein bestimmtest Projekt ausgestellt. Sofern per Stundensatz abgerechnet wird, ist es ratsam, der Rechnung ein Zeiterfassungsprotokoll beizufügen. Diese kann man bei Verwendung von Programmen zur Zeiterfassung (z. B. Toggl) erzeugen und herunterladen. In diesem Protokoll sollte die Tätigkeit und der Zeitaufwand genau beschrieben sein. 

Virtuelle Assistenten dürfen ihre Dienstleistungen grenzüberschreitend anbieten. Bei der Rechnungsstellung muss dabei darauf geachtet werden, dass entsprechende Hinweise (z. B. das Reverse Charge Verfahren) enthalten sind. 

Muss man als Virtuelle Assistenz ein Gewerbe anmelden?

Als Virtuelle Assistenz muss man in Deutschland ein Gewerbe anmelden, auch wenn einige Tätigkeiten, die man als VA ausführt, unter die Tätigkeiten der Freiberufler fallen. Generell gilt, dass man als Virtuelle Assistenz kein Freiberufler ist. Freiberufler sind "Katalog-Berufe", die in einer Liste erfasst sind. Darunter fallen Heilberufe wie Ärzte, Hebammen, Tierärzte; Rechts- und wirtschaftsberatende Berufe wie Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer; Medien- und Sprachberufe wie Dolmetscher, Übersetzer oder Journalisten. Nichtsdestotrotz fallen einige Tätigkeiten aus der Virtuellen Assistenz in die freiberufliche Tätigkeit im steuerlichen Sinne gemäß § 18 EStG. Bei der Frage: muss man als Virtuelle Assistenz ein Gewerbe anmelden oder ist man Freiberufler kommt es also ganz darauf an, was du als Virtuelle Assistent für Tätigkeiten ausübst. Bitte konsultiere einen Steuerberater, wenn du dir nicht sicher bist.

Muss man als Virtuelle Assistenz Steuern bezahlen?

Als Virtuelle Assistenz bist du Selbständig und musst gewisse Steuern bezahlen. Zunächst musst du festlegen, ob du Kleinunternehmer bist oder die Regelbesteuerung wählst. Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer in deiner Rechnung aufführen und dementsprechend keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. In der Regelbesteuerung musst du auf deinen Rechnungsbetrag 19% Umsatzsteuer hinzurechnen und diese Umsatzsteuer in deiner (meist vierteljährlichen) Umsatzsteuervoranmeldung an dein Finanzamt abführen. 

Die Höchstgrenze für deinen Umsatz als Kleinunternehmerin liegt im ersten Jahr bei EUR 22.000,00 und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich unter EUR 50.000. Sobald du diese Höchstgrenzen überschreitest, musst du in die Regelbesteuerung wechseln.

Die Einkommensteuer hat nichts mit der Kleinunternehmerregelung zu tun und wird fällig, sobald du den jährlichen Freibetrag EUR 9.408,00 (Stand 2020) übersteigst. Hier findest du die steuerliche Grundtabelle, aus der du deinen Steuersatz für die Einkommensteuer ablesen kannst. 

In welchen Branchen ist man als Virtuelle Assistenz tätig?

Virtuelle Assistenten können in jeder Branche eingesetzt werden. Für gewöhnlich werden Virtuelle Assistenten von Online Unternehmern wie Online Coaches, Online Shop Betreiber, Blogger, Podcaster, Online Kurs Anbieter und Berater beauftragt. Aber auch Handwerker, Rechtsanwälte, Speaker und viele andere Unternehmer können sich von Virtuellen Assistenten unterstützen lassen. So breit gefächert das Angebot von VAs ist, so unterschiedlich kann auch die Branche sein. 

Wo findet man als Virtuelle Assistenz Kunden?

Um Kunden zu finden müssen Virtuelle Assistenten Kundenakquise betreiben. Als Virtuelle Assistenz findet man Kunden über Social Media, Freelancer Plattformen oder über die eigene Website. Viele Virtuelle Assistenten finden ihre Kunden durch Weiterempfehlungen und im eigenen Bekanntenkreis bzw. durch bestehende Netzwerke. Hier findest du eine der größten kostenlosen Jobbörsen für Virtuelle Assistenten auf Facebook.

Gibt es Virtuelle Assistenten in Festanstellung?

Die meisten Virtuellen Assistenten arbeiten auf selbständiger Basis (wie Freelancer), insbesondere dann, wenn sie mehrere Kunden/Auftraggeber haben. Es gibt aber auch Virtuelle Assistenten, die in Festanstellung arbeiten. Wenn man als Virtuelle Assistenz ausschließlich einen Auftraggeber hat und droht, in die Scheinselbständigkeit zu geraten, sollte man mit dem Auftraggeber über die Möglichkeit der Festanstellung sprechen. Ob eine Scheinselbständigkeit vorliegt, kann vom Deutschen Rentenversicherung Bund, einem Arbeitsgericht, dem Finanzamt oder Sozialversicherungen geprüft werden. Mehr zur Scheinselbständigkeit für Virtuelle Assistenten und Freelancer findest du hier.

Welche Vorteile hat eine Virtuelle Assistenz für Kunden?

Für Auftraggeber bringt die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten zahlreiche Vorteile. Der größte Vorteil ist die Tatsache, dass man sich als Auftraggeber wieder seinem Kerngeschäft widmen kann und durch das Outsourcing wertvolle Zeit zurückgewinnt. Weitere Vorteile sind:


  • Volle Kostenkontrolle und keine Lohnnebenkosten
  • Keine Kosten für die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes 
  • Geringer Verwaltungsaufwand 
  • Flexible Vertragsgestaltung / kürzere Kündigungsfristen
  • Motivierte Dienstleiter mit umfangreichem Know-How
  • Kurzfristige und flexible Einsatzmöglichkeiten

Was muss man als Virtuelle Assistenz zum Datenschutz (DSGVO) beachten?

Virtuelle Assistenten sind Auftragsverarbeiter und müssen entsprechende Voraussetzungen erfüllen, um die DSGVO rechtskonform umzusetzen. Sobald Virtuelle Assistenten im Auftrag des Auftraggebers personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Fotos, IP-Adressen oder E-Mail-Adressen verarbeiten, müssen sie mit dem Auftraggeber einen Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnen. Ausserdem müssen Virtuelle Assistenten ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO dokumentieren und diese Dokumentation dem Kunden aushändigen. Lies hier mehr zur DSGVO für Virtuelle Assistenten. 

Rechtssichere Verträge zur DSGVO

Seit dem 25.5.2018 musst du nach nach Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag für deine Kunden anbieten. In diesem musst du u.a. regeln, wie genau du die Daten deiner Kunden behandelst und schützt. Im Zusammenhang mit diesem Vertrag musst du noch eine Reihe weiterer Dokumentationen vornehmen, die dir in diesem Paket zur Verfügung stehen.

Dieses Bundle gibt dir die Werkzeuge und Anleitungen, die du brauchst, um dich in der Zusammenarbeit mit deinen Kunden sicher und professionell aufzustellen.

Du bekommst die Komplettlösung mit allen erforderlichen Dokumenten, Vorlagen und Tutorials zur direkten Umsetzung!



Gute Gründe für den Beruf als Virtuelle Assistenz 

Die Virtuelle Assistenz hat nicht nur Vorteile für Kunden und Auftraggeber. Auch als Virtuelle Assistenz genießt man zahlreiche Vorteile und Vorzüge. Gute Gründe, um sich als Virtuelle Assistenz selbständig zu machen sind:

  • Flexibler Beruf mit optimaler Vereinbarkeit von Arbeit und Familie
  • Volle Flexibilität hinsichtlich Orts- und Zeitunabhängigkeit
  • Keine Hierarchien - Zusammenarbeit auf Augenhöhe
  • Aufstrebende Branche mit Zukunftschancen
  • Viele Möglichkeiten der Spezialisierung
  • Skalierbarkeit der Einnahmen
  • Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten 
  • Keine Länderbeschränkung bei der Kundensuche 

Wie startet man als Virtuelle Assistenz?

Wer sich dafür entscheidet Virtuelle Assistenz zu werden, sollte zunächst


  • eine Zielgruppe definieren,
  • ein Angebot kreieren, welches das Problem der Zielgruppe löst bzw. den Bedarf der Zielgruppe deckt
  • einen Businessplan schreiben
  • einen PC/Laptop und eine stabile Internetleitung besitzen
  • ein Gewerbe anmelden und eine Steuernummer einholen
  • ein Geschäftskonto eröffnen
  • entsprechende Versicherungen abschliessen
  • eine Website erstellen und auf Social Media aktiv sein
  • offline und online Marketing für mehr Bekanntheit betreiben
  • notwendige Vertragsmuster besorgen
  • ggf. sich weiterbilden und neue Fähigkeiten lernen
  • mutig sein und Durchhaltevermögen besitzen
  • unternehmerisch denken und handeln

Dies sind die Grundvoraussetzungen für den Start als Virtuelle Assistenz. Ob der gewünschte Erfolg eintritt oder nicht, ist abhängig von vielen Faktoren. Dazu zählt neben dem Angebot auch die Einstellung zur Selbständigkeit, Erfahrungen, Referenzen, Investitionsbereitschaft und eine nachhaltige Preisgestaltung. 

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Gibt es eine Berufsausbildung für die Virtuelle Assistenz?

Bisher gibt es keine anerkannte Berufsausbildung zur Virtuellen Assistenz. Diesen Beruf kann somit jede/r ausüben. Man braucht keine Nachweise wie Zeugnisse oder Zertifikate. 


Der Beruf der Virtuellen Assistenz ist daher optimal für Quereinsteiger und für Menschen, die einen beruflichen Neustart suchen. Allerdings birgt das auch Gefahren, wie z. B. unqualifizierte Dienstleister oder keine Prüfung von entsprechenden Prüfstellen über die Qualität der Virtuellen Assistenten. 


Wer als Virtuelle Assistenz starten möchte, sollte zumindest den Umgang mit dem PC/Laptop optimal beherrschen und idealerweise eine Berufsausbildung als Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Ausbildung absolviert haben. Auch eine gewisse Berufserfahrung sollte vorliegen, um eine entsprechende Arbeitsmoral, Erfahrung im Umgang mit Kunden und Verantwortungsbewusstsein zu haben.  


Wer sein Leistungsangebot erweitern und einen Nachweis einer entsprechenden Qualifikation vorweisen möchte, kann Fort- oder Weiterbildungen absolvieren. Diese gibt es im Rahmen von Online Kursen, Studiengängen, Fernstudiengängen, Weiterbildungen oder Seminaren (z. B. Office Management, Social Media Management, Online Marketing Management, Podcast-Service, Webdesign, Programmierung). 



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