Die wichtigsten Tools für Virtuelle Assistenten

Tools Virtuelle Assistenz

Fragst du dich auch welche Tools, Programme und Systeme du für ein erfolgreiches VA-Business brauchst? Geht es dir auch so, dass du von der Masse an Tools manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr siehst?

Ganz ehrlich: ich war am Anfang teilweise überfordert mit den Tools. Welches Programm sollte ich für meine Buchhaltung, für meinen Workflow, für meine Passwörter, etc. nutzen? Was ist DSGVO-konform, was ist sicher, was ist benutzerfreundlich?

Heute, nach etwa 2-jähriger Tätigkeit als VA kommen gar nicht mehr so viele neue Tools hinzu. Lediglich die, die ich im Auftrag von Kunden nutze.

Ich zeige dir gern den Inhalt meiner Werkzeugkiste und verrate dir, welche Programme ich am häufigsten (und liebsten) verwende.

Die wichtigsten Tools für Virtuelle Assistenten

1. Projektmanagement & To-Do-Listen: Trello

Von Trello hast du bestimmt schon gehört. Über Trello organisiere ich meine eigenen Projekte, To-Dos und Aufgaben. Ich liebe Listen und finde gerade das bei Trello am besten. Auch mit meinen Kunden arbeite ich in gemeinsamen Trello-Boards.

Hier habe ich noch einen richtig coolen Tipp für dich. Meine geschätzte Kollegin Janine Wittig hat ein mega hilfreiches Kapazitäten Board erstellt. Mit ihrem Kapazitäten-Board planst du ganz schnell deine Verfügbarkeit und bringst Business & private Termine unter einen Hut. Einfach kopieren und los geht´s! Du kannst das Board hier erwerben.

2. Rechnungserstellung & Buchhaltung: Papierkram

Mit Papierkram erstelle ich meine monatlichen Rechnungen und verwalte meine Einnahmen und Ausgaben. Du kannst über Papierkram Angebote erstellen und viele weitere Funktionen nutzen. Es steht dir sogar eine Funktion zur Zeiterfassung zu, in der du aus der erfassten Arbeitszeit gleich eine Rechnung erstellen kannst.

3. Arbeitszeiterfassung: Toggl

Neben Trello ist mein absolutes Lieblings-Tool Toggl. Ich erfasse hier nicht nur die Arbeitszeit, die ich für meine Kunden aufbringe, sondern auch die Zeit, die ich für meine eigenen Projekte aufwende. Toggl liefert mir eine Übersicht über meinen gesamten Arbeitstag, über die Woche und den Monat. Ich finde auch die monatlichen Reportings, die meine Kunden als Anlage zur Rechnung bekommen, total übersichtlich und hilfreich.

4. Passwörter verwalten: Lastpass

Lastpass ist einfach genial! Hier sichere ich alle Passwörter (meine eigenen und auch die der Kunden). Kunden können ihre Zugangsdaten direkt über Lastpass freigeben und du hast nie wieder Trouble, dass du dir Passwörter und Benutzernamen speichern musst. Für die Verwaltung der Passwörter kann ich es wärmstens empfehlen.

5. Dateien teilen: Google-Drive

Um mit Kunden und Business-Partnern gemeinsam Dateien zu speichern, zu teilen oder zu bearbeiten verwende ich am liebsten Google Drive. Die Dropbox eignet sich natürlich ebenfalls sehr gut dafür. Ich denke, es ist Geschmacksache. Ich arbeite definitiv besser und effektiver mit Google Drive.

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6. Videokonferenzen: Zoom

Hier braucht es keiner detaillierten Erklärung, denn alle in meinem geschäftlichen Umfeld nutzen ebenfalls Zoom für Videokonferenzen. Du kannst die Calls aufzeichnen, was super ist, wenn dir dein Kunde etwas zeigt oder erklärt.

7. Messenger: Slack

Ein sehr gutes Messenger-Tool ist Slack. Du kannst entweder mit dem ganzen Team chatten oder direkte Nachrichten mit nur einer Person austauschen. Ebenfalls ist es möglich Dateien wie Grafiken, Dokumente, Listen, etc. zu versenden. Da es Slack auch als App gibt, verpasst du nie mehr eine Nachricht von deinem Kunden oder Team-Kollegen.

In der Kundenzusammenarbeit kommen natürlich noch etliche weitere Tools dazu. Hierbei zählen zu meinen liebsten Anwendungen

Bei der Verwendung von externen Dienstleistern (so könnten wir die Programme ebenfalls bezeichnen) musst du einfach immer darauf achten, dass du mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt. Das will die DSGVO so haben. Denn diese Tools verarbeiten unter Umständen personenbezogene Daten in deinem Auftrag (wenn du in Trello oder bei Toggl beispielsweise die Namen deiner Kunden einträgst). Du musst selbst bei den Anbietern nach einemAuftragsverarbeitungsvertrag fragen. Sie sind jedoch verpflichtet, dir einen unterzeichneten Vertrag zur Verfügung zu stellen. 

Apropos DSGVO: hast du einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Geheimhaltungsvereinbarung, die du deinen Kunden auf Nachfrage zur Unterzeichnung zur Verfügung stellen kannst? Wenn nicht, dann schau dir mal das AV-Paket* von LawLikes an. Das habe ich in Verwendung und bin total glücklich, dass ich hier safe bin. Meine Kunden schätzen es sehr, dass ich für eine rechtssichere Zusammenarbeit die notwendigen Vertragsmuster bereits auf Lahger habe.

Ich hoffe, ich konnte dir eine gute Übersicht über die gängigen Tools geben. Diese zähle ich sozusagen zum Grundstock, zur Grundausstattung eines VA-Business.

Welche Tools, die in dieser Übersicht fehlen, nutzt du in deiner täglichen Arbeit als Virtuelle Assistenz? Schreibe mir gern eine E-Mail oder kommentiere unter diesem Beitrag.

4 Antworten zu “Die wichtigsten Tools für Virtuelle Assistenten”

  1. Hallo Fidan,
    ich finde es großartig, dass du uns Neulinge mit Infos unterstützt. Danke. Da ich selbst in den Anfängen stecke, brennt mir bei deinem Artikel eine Frage auf der Zunge. Erwerbe ich die Lizenzen/Zugänge dieser Tools für mich oder nutze ich die Zugänge der Kunden. Gibt es die Auftragsverarbeitsverträge auch in der Free-Version?

    Lieben Dank vorab
    Katharina

    1. Hallo liebe Katharina,
      Danke für deinen netten Kommentar. Bei Anwendungen, die du für dein eigenes Business brauchst (wie z.B. Zeiterfassung, Rechnungsstellung), meldest du dich natürlich selbst an. In der Regel bekommst du für Tools, die du im Auftrag des Kunden oder gemeinsam mit ihm nutzt, die entsprechenden Zugangsdaten. In der Regel gibt es die Auftragsverarbeitungsverträge auch in der Free-Version. Nur einige Anbieter geben diese nur in der kostenpflichtigen Variante (wie z.B. Google nur in der G-Suite) heraus. Hier musst du selbst abwägen, ob du auf die kostenpflichtige Version gehst oder eine andere, DSGVO-konforme kostenlose Option wählst.

      Liebe Grüße
      Fidan

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