Services und Tools, die jede Virtuelle Assistenz lernen sollte

Services und Tools, die jede Virtuelle Assistenz lernen sollte

Eine der meistgestellten Fragen von Virtuellen Assistenten, die gerade ihr Business starten, ist: „Welche Services soll ich anbieten?“. Sicher hast du dich das auch schon gefragt. In dem Fall würde ich dir raten, zunächst die Dienstleistungen anzubieten, die du ohnehin schon beherrschst. Dies können Tätigkeiten sein, die du aufgrund deines beruflichen Backgrounds bereits drauf hast.

Sobald du aber tiefer in die Virtuelle Assistenz eintauchst, wirst du merken, dass es ein paar Services gibt, die immer wieder angefragt werden. Die 10 meistgesuchten Services für Virtuelle Assistenten findest du in diesem Beitrag. Heute möchte ich dir zeigen, welche Programme, Tools und Dienstleistungen du lernen solltest, um für Kundenanfragen gewappnet zu sein. Es gibt durchaus ein paar Tätigkeiten, die jede Virtuelle Assistenz im Angebot haben sollte, egal welche Bereiche sie abdeckt.

Services für dein Business und für Kundenarbeit

Du brauchst die nachfolgenden Services allerdings nicht nur für Kundenaufträge. Auch für dein eigenes Business solltest du die Fähigkeiten besitzen um sie für dein Marketing, deine Sichtbarkeit und die Organisation deiner Projekte zu nutzen.

Canva

Canva ist mein persönliches Lieblings-Grafikdesign-Tool. Es ist einfach zu bedienen und du kannst mit Canva richtig tolle Grafiken erstellen, auch wenn du keine Grafikdesignerin bist. Nutze Canva für das Erstellen von Grafiken für

  • Soziale Medien
  • E-Books oder E-Book-Cover
  • Flyer, Karten und Einladungen
  • Portfolio
  • Logos
  • Dokumente aller Art

Das beste an Canva ist, dass das Programm bereits tausende Vorlagen und Layouts bietet und du diese nur noch an dein Branding anpassen musst. Verwende Canva für deine eigenen Grafiken und biete es deinen Kunden als Service an. Du kannst mir glauben, dass die Erstellung von Grafiken unheimlich viel Zeit in Anspruch nimmt und dies eines der Aufgaben ist, die Kunden gern auslagern.

Kosten für Canva

Canva ist in der Basis-Version kostenlos und kann für $12.95 monatlich auf die Pro Version upgegraded werden. Ich habe Canva zwei Jahre lang kostenlos genutzt und habe danach auf Canva Pro umgestellt. Damit habe ich unbegrenzte Ordner um meine Designs zu verwalten, unbegrenzten Speicherplatz für meine Uploads (Fotos und Illustrationen) und Zugang zu über 300.000 Templates. Ausserdem kann man die Größen der Grafiken beliebig ändern und eigene Schriftarten hochladen. Der Upgrade war sicherlich eines meiner sinnvollsten Investitionen in meinem Business.

WordPress

WordPress ist ein Content-Management-System und eine der einfachsten und beliebtesten Methoden, um eine Website oder einen Blog zu erstellen. WordPress solltest du beherrschen, um deine eigene Website zu erstellen oder Änderungen an deiner Website vornehmen zu können. Auch ein Blog bringt dir unheimlich viele Vorteile in deinem VA-Business. Lies hierzu den Beitrag, wie du als Virtuelle Assistenz mit einem Blog Kunden findest.

Sobald du ein paar Grundlagen in WordPress beherrschst, öffnen sich für dich völlig neue Aufgabenbereiche. Du kannst für Kunden folgende Tätigkeiten in WordPress erledigen (auch wenn du noch keine Websites erstellen kannst):

  • Blogbeiträge einpflegen
  • Kommentare freigeben, moderieren und beantworten
  • Plugins aktualisieren
  • Grafiken einpflegen
  • Sicherungskopien (Backups) erstellen

Je mehr du deine Kenntnisse erweiterst, desto mehr technische Aufgaben kannst du übernehmen. Der Bereich WordPress, Technik und Websitebetreuung zählte immerhin zu den meistgesuchten Services für Virtuelle Assistenten (siehe hier). Mit Fähigkeiten rund um WordPress erweiterst du dein Portfolio um eine spannende Tätigkeit, die sehr gut bezahlt wird.

Kosten für WordPress

WordPress ist in der Grundversion kostenlos und kann um kostenpflichtige oder kostenlose Plugins und Themes ergänzt werden. Es fallen noch Kosten für den Hoster an. Ich selbst hoste bei All-Inkl.* und kann den Hoster wärmstens empfehlen. All-Inkl. bietet günstige Tarife, ist ein deutsches Unternehmen und glänzt mit einem hilfreichen Support.

Trello

Mit Trello kannst du entweder als Einzelperson oder in Teams gemeinsame Aufgaben und Projekte organisieren. Trello ist ein beliebtes Projektmanagement-System, das neben Aufgaben auch Abläufe und Ziele organisiert.

Trello lässt sich einfach und intuitiv bedienen und du kannst dich ziemlich leicht in das Programm einlernen. Die übersichtliche Darstellung von Karten und Listen sowie der Fortschritt von einzelnen Arbeitsschritten macht es möglich, dass keine Fristen und Termine verpasst werden. Jedes Teammitglied weiß über den aktuellen Stand einer Aufgabe oder eines Projekts Bescheid.

Auf Trello legst du zunächst einzelne Boards an. Ein Board ist wie eine virtuelle Pinnwand. Es kann pro Kunde oder pro Projekt ein Board angelegt werden. Über die Zugriffsrechte verwaltest du (oder der jeweilige Eigentümer des Boards) wer Zugriff auf das Board haben soll. In einem Board werden dann verschiedene Listen angelegt. Diese Liste sind vertikal aufgebaut. Die Listen können lauten: „To Do“, „Doing“ und „Done“. Am besten legt man dieses System von links nach rechts an. Jede Liste beschreibt einen Schritt im Prozess.

In den vertikalen Listen sind einzelne Karten abgelegt. Jede Karte beschreibt einen Arbeitsschritt oder eine einzelne Aufgabe. Zunächst ist jede Karte in der Liste „To Do“ enthalten. Auf einer Karte kann eine bestimmte, für diese Aufgabe zuständige Person markiert werden. Die Karte kann eine Erledigungsfrist, Beschreibung und Anlagen enthalten. Eine Kommentarfunktion innerhalb einer Karte ermöglicht die Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu dieser einen konkreten Aufgabe. Sobald sich eine Person dieser Aufgabe annimmt und mit der Bearbeitung beginnt, wird die Karte in die Liste „Doing“ geschoben. Dies geht ganz einfach per Drag and Drop. Sobald die Aufgabe erledigt wurde, schiebt die zuständige Person die Karte in die Liste „Done“.

Trello war eines der ersten Tools, die ich in meinem VA-Business gelernt habe. Welche weiteren Tools du für deinen Start brauchst, findest du übrigens hier im VA Starter Kit.

Kosten Trello

Trello bietet bereits in der kostenlosen Version viele Funktionen an. Ein kostenpflichtiges Upgrade in den „Business Class“ Tarif erweitert die Nutzung um einen höheren Speicherplatz, mehr Team-Funktionen und viele App-Integrationen. Für deinen Start reicht der kostenlose Tarif sicherlich aus.

Zoom

Zoom ist eine Software für Online Meetings per Video oder Audio. Dieses Tool wird dir immer wieder während deines Alltags als Virtuelle Assistenz begegnen da es eines der Hauptkommunikationstools im Online Business ist.

Mit Zoom kannst du Videokonferenzen ganz oder teilweise aufzeichnen und später ansehen. Das ist dann ideal, wenn dir dein Kunde etwas erklärt und du später die Aufzeichnung ansehen kannst. Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Bildschirmfreigabe. Hiebei kannst du deinen Bildschirm für andere Gesprächsteilnehmer freigeben und ihnen live etwas zeigen.

Für dich als Virtuelle Assistenz ist es hilfreich, Zoom zu beherrschen. Denn mit Zoom kann man nicht nur kommunizieren, sondern auch Webinare veranstalten. Viele Online-Coaches nutzen Zoom für ihre Webinare und Online Workshop. Dabei ergeben sich einige Tätigkeiten, die du als Virtuelle Assistenz erledigen kannst, wie z. B.: Webinare vorbereiten, Teilnehmerberichte herunterladen und auswerten sowie Aufzeichnungen verschicken.

Kosten Zoom

Wie die meisten Tools gibt es Zoom in der kostenlosen Basis-Version. Wenn du mit mehr als einer Person länger als 40 Minuten sprechen möchtest oder Webinare hältst, solltest du diese zusätzlichen Funktionen kostenpflichtig hinzubuchen.

Facebook Management

Das Social Media Management ist nach wie vor der Service, der am häufigsten von Virtuellen Assistenten übernommen wird. Es zählte auch 2019 zu den am häufigsten ausgelagerten Dienstleistungen an VAs. Weil das Social Media Management sehr zeitintensiv ist, wird sich dieser Trend auch noch lange halten.

Wenn wir von Social Media sprechen, dann geht es primär um Facebook und Instagram. Facebook Management bedeutet, dass du als Admin die Facebook-Seite und/oder Facebook-Gruppe deines Kunden betreust. Die Bandbreite an Aufgaben ist groß und richtet sich natürlich daran, was der Kunde braucht. Typische Tätigkeiten sind:

  • Kommentare moderieren und beantworten
  • Nachrichten beantworten
  • Beiträge planen und posten
  • Redaktionspläne erstellen
  • Gruppen-Mitglieder freigeben
  • Gruppen moderieren

Die meisten Personen, die ich kenne, sind auf Facebook und fast jedes Unternehmen hat mittlerweile eine Facebook-Seite und/oder Gruppe. Facebook Management ist schnell und einfach zu lernen, zumal es für jedes Niveau einen Aufgabenbereich gibt. Zu Beginn kannst du anhand deiner eigenen Seite üben, ausprobieren und optimieren. Vieles beherrschst du vermutlich schon aus deiner privaten Facebook-Nutzung.

Kosten Facebook

Facebook ist und bleibt kostenlos. Die Social Media Plattform finanziert sich durch Werbeeinnahmen. Wenn du dich dafür entscheidest, Werbeanzeigen zu schalten, dann fallen Kosten an. Du entscheidest jedoch über Dauer und Budget.

Fazit zu Services, die jede VA lernen sollte

Du siehst, dass viele der Services nicht nur für Kunden angeboten werden können. Auch für dein eigenes VA-Business, deine Sichtbarkeit und dein Marketing nutzen dir diese Grundkenntnisse in Canva, WordPress & Co.. Welche der wichtigen Services beherrschst du schon und was möchtest du noch lernen?

Services und Tools, die jede Virtuelle Assistenz lernen sollte

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