Warum du als VA deine Kunden kategorisieren musst

Workflow für virtuelle Assistenten

Wenn du in der glücklichen Lage bist, viele Kunden zu haben, die dir viele Aufträge erteilen, musst du irgendwann einen ordentlichen Workflow in deinen Arbeitstag integrieren. 

Wichtig bei deiner täglichen Arbeit ist, dass du Deadlines einhältst und alle Aufgaben schaffst und trotzdem irgendwann Feierabend machst. Es wird aber vermutlich so sein, dass deine tägliche Auftragslage unterschiedlich voll ist. Wie kannst du also an Tagen mit einem hohen Arbeitsvolumen garantieren, dass du Deadlines einhältst, Kunden zufrieden stellst und trotzdem Zeit für dich hast?

Ganz einfach: indem du deine Kunden in unterschiedliche Kategorien einteilst und ihren Aufträgen unterschiedliche Prioritäten vergibst.

Kunden in Kategorien einteilen: warum ist es wichtig?

Du unterteilst deine Kunden in A, B und C Kategorien. Dabei haben A-Kunden die höchste Priorität, danach kommen die Aufträge der B-Kunden und zuletzt werden die Aufgaben der C-Kunden erledigt.

Diese Unterteilung ist wichtig, damit du immer weißt, welche Aufgaben zu erst erledigt werden müssen. Und du weißt, welche Aufgaben etwas Zeit haben und später erledigt werden können. So kannst du dich in deinem Workflow nicht mehr verzetteln. Außerdem wirst du deine A-Kunden, also die Kunden mit der höchsten Prio, immer zufriedenstellen und dafür sorgen, dass sie für immer bei dir bleiben.

Nach welchen Faktoren wird kategorisiert?

Für die Einordnung in A-, B- und C-Kunden gibt es unterschiedliche Faktoren. Welche für dich am wichtigsten sind, entscheidest du selbst. Nur so viel sei verraten: es geht nicht nur um den Stundensatz! Ein Kunde mit dem höchsten Stundensatz muss nicht automatisch zum A-Kunden und somit zu einem Kunden der höchsten Priorität werden. Auch die folgenden Faktoren spielen eine große Rolle:

Auftragsvolumen

Ein Kunde, der dich monatlich mit den meisten Stunden beschäftigt oder deine größten Stundenpakete kauft, sollte definitiv zu einem Kunden der Kategorie A werden. Denn er trägt den Löwenanteil an deinem monatlichen Einkommen. Sollte solch ein Kunde wegfallen, wäre es ein großer finanzieller Einbruch. Schenke diesem Kunden die größte Aufmerksamkeit und erledige seine Aufträge am schnellsten (es sei denn, er oder sie räumt dir größere Erledigungsfristen ein).

Stundensatz

Natürlich genießen Kunden mit hohen Stundensätzen auch hohe Prioritäten. Aber ein hoher Stundensatz nützt bei niedriger Beauftragung nicht viel. Daher kann ein Kunde mit dem höchsten Stundensatz auch gern mal in die zweitwichtige Kategorie B rutschen, wenn er nicht viele Stunden bei dir hat. Aber ein C-Kunde sollte er niemals werden. Sein hoher Stundensatz ermöglicht dir mehr Geld bei weniger Arbeit im Gegensatz zu Kunden, die weitaus weniger bezahlen.

Zusammenarbeit

Du hast einen Kunden, mit dem die Zusammenarbeit hervorragend klappt? Ihr harmoniert gut miteinander und die Kommunikation macht Freude? Wenn ihr euch immer blind versteht und fast schon Freunde sein könntet, dann ist dieser Kunde ein Fall für die A-Sparte.

Wertschätzung

Die Partnerschaft mit deinem Kunden basiert auf einer hohen Wertschätzung? Ihr arbeitet auf Augenhöhe und du wirst nicht nur als Assistentin gesehen, sondern mehr als Partnerin? Dann bin ich der Überzeugung, dass dies ein A-Kunde ist. Wenn deine Arbeit wertgeschätzt wird und du gerne Dinge für deinen Kunden erledigst sollte dieser Kunde hohe Prio genießen. Wertschätzung ist eines der wichtigsten Pfeiler einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Kunden und VA.

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Entwicklungspotential

Ein Kunde, der zwar einen niedrigeren Stundensatz bezahlt als andere Kunden, kann trotzdem ein A-Kunde sein, wenn du dich durch die Zusammenarbeit weiterentwickeln kannst. Wenn du in Aufgabenbereiche oder Programme reinschnuppern und dich darin weiterbilden kannst, dann könntest du diese Learnings von neuen Kunden wiederum höher bezahlen lassen. Kunden, durch die du dich weiterentwickelst, dein Potential steigerst oder deine Skills erweiterst, sind wichtige Kunden und werden daher bevorzugt behandelt.

Spaß

Kundenaufträge, die dir als Virtuelle Assistenz viel Spaß machen, sind wichtig damit du nicht die Freude an deinem Job verlierst. Beschäftigst du dich tagtäglich mit Aufgaben, die absolut keinen Spaß machen, entsteht schnell Frust. Hast du also Kunden, deren Aufgaben dir Vergnügen bringen, musst du dafür sorgen, dass sie lange deine Kunden bleiben. Und das gewährleistest du nur durch Zufriedenheit, Verlässlichkeit und indem du Termine einhältst.

Netzwerk

Das Netzwerk des Kunden spielt eine große Rolle für dessen Kategorisierung. Besitzt der Kunde ein großes Netzwerk, dem er dich weiterempfehlen könnte, dann ist das ein sehr wichtiger Kunden. Denn durch die erfolgreiche Zusammenarbeit und die Weiterempfehlung erweitert sich logischerweise dein Kundenstamm wie von allein. Durch regelmäßige Empfehlungen fällt für dich infolgedessen eine lästige Aufgabe weg: die Neukundengewinnung.

Referenz

Auch unter den Kunden gibt es „prominente“ Personen. Sehr erfolgreiche Solopreneure, die in der Online-Welt eine gewisse Bekanntheit genießen und somit als Vorbild für viele andere gelten, sind für dich natürlich Referenzen, die du gerne vorweist. Wenn du bereits mit einer bekannten Person zusammengearbeitet hast, ist das automatisch ein Qualitätssiegel für dich. Hast du einen Kunden, zu dem andere hinaufschauen, dann gehört solch ein Kunde direkt in die A-Sparte. Ein Promi-Bonus sozusagen.

Wenn du dieses System der Kategorisierung anwendest, wirst du dich künftig nicht mehr fragen, welche Aufgaben du als erstes erledigst oder welchen Aufträgen und Kunden du die meiste Kapazität freiräumst.

Selbstverständlich können sich die Kategorien auch verschieben. Es wird Phasen geben, da wird dich ein B-Kunde außerordentlich viel beschäftigen. Aufgrund der erhöhten Auftragslage wird dieser Kunde dann zeitweise zu einem A-Kunden. Oder ein A-Kunde hat länger nichts von sich hören lassen? Dann muss er herabgestuft werden.

Vergiss bei der Kategorisierung aber nicht, dass auch B- und C-Kunden Deadlines haben, die eingehalten werden müssen. Setze deine Priorität nicht ausschließlich nach der Kategorisierung, sondern erledige deine täglichen To-Dos zuverlässig. Unabhängig der Kategorie hat jeder Kunde das Recht auf die ordnungsgemäße Erledigung seiner Aufgaben.

1 Antwort zu “Warum du als VA deine Kunden kategorisieren musst”

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