Die größten Herausforderungen für Virtuelle Assistenten

Herausforderungen Virtuelle Assistenten

Sowohl bei der Gründung als auch im Alltag als Virtuelle Assistenz wirst du regelmäßig Herausforderungen begegnen. Diese sind teilweise schnell zu lösen, andere bleiben hartnäckig und können zur Belastung werden. Welche das sind und wie du sie löst, verrate erfährst du in diesem Beitrag.

1. Kundensuche

Die meisten Virtuellen Assistenten, die ich nach ihrer größten Herausforderung im VA-Business frage, antworten mit Kundenakquise. Dazu zählt nicht nur die Kundensuche, sondern auch der Bewerbungsprozess und Kennenlerngerspräche mit Kunden. Unbeantwortete Bewerbungen, keine Rückmeldungen nach Gesprächen oder die große Masse an Mitbewerbern – all dies führt zu einer großen Frustration und dazu, dass viele VAs keinen Spaß bei der Kundenakquise finden.

Dazu kann ich dir nur raten: Bleib dran! Es geht fast allen Virtuellen Assistenten so wie dir und die Kundensuche wird als die größte Herausforderung gesehen. Gerade am Anfang ist es schwierig. Aber je mehr Erfahrung du sammelst, desto einfacher wird die Kundensuche. Die anfängliche Aufregung wird sich legen, du wirst viel selbstbewusster in Gespräche gehen und auch das Schreiben von Bewerbungen sowie das Drehen von Vorstellungsvideos wird dir immer einfacher fallen. Mit der Zeit wird sich ausserdem die Zahl deiner Bestandskunden erhöhen so dass die Neukundengewinnung immer seltener wird. Auch die Weiterempfehlung durch Kunden wird sich vermehren. Du musst einfach nur durch die schwierige Anfangsphase durchkommen.

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2. Zeitmanagement

Zu Beginn deiner Tätigkeit als Virtuelle Assistenz mag Zeitmanagement das kleinere Problem darstellen da du möglicherweise noch wenig Kunden hast. Mit dem immer größer werdenden Kundenstamm stellt sich die Organisation deines Arbeitsalltages dann doch als Herausforderung dar. Vielleicht hast du auch Kinder, die dich viel Zeit kosten oder du bist noch in einer Festanstellung. Dann wirst du auch ohne einen großen Kundenstamm ein zeitliches Problem bekommen und im schlimmsten Fall deine Abendstunden und deine Wochenenden für dein VA-Business entbehren.

Viele Kundenaufträge, Haushalt, Kinder, Freizeit unter einen Hut zu bekommen ist eines der großen Herausforderungen im Alltag einer Virtuellen Assistenz. Außerdem kommt noch die Frage hinzu, wie du abschätzen sollst, wann du genug Kunden hast und wann du noch neue Kunden akquirieren musst und wie du all diese Kundenaufträge fristgemäß erledigst.

Am einfachsten zu lösen ist diese Frage, wenn deine Kunden immer das gleiche Pensum an Arbeit haben. Mit einer festen Anzahl an Arbeitsstunden kannst du deinen Tag optimal planen. In der Realität wird es aber nicht so sein. Deine Kunden werden immer mal mehr und mal weniger zu tun haben. Daher ist es wichtig, dass du ein gutes Zeitmanagement hast. Du brauchst zeitliche Puffer in deinem Tag, damit du flexibel sein kannst.

Teile deinen Tag in feste Arbeitszeiten und ziehe deine Aufgaben dann auch in diesen Time-Slots durch. Während den Arbeitszeiten solltest du nicht herumtrödeln und Zeit auf Social Media verplempern. Halte dich von sämtlichen Ablenkungen fern und bleibe fokussiert auf deine Aufgaben.

Lege dir To-Do Listen an und arbeite diese ab. Am Ende der Woche oder eines Tages wirst du ein berauschendes Gefühl verspüren wenn du sämtliche To-Dos erledigt hast. Ohne Aufgaben-Listen wirst du oftmals das Gefühl bekommen, dass du wieder einmal nichts getan hast. Mit Listen hast du aber immer vor Augen, was du alles erledigt hast.

Lege dir Routineaufgaben immer auf bestimmte Zeiten und halte dich auch an diese Zeiten. So wirst du immer wiederkehrende Aufgaben effizienter erledigen und dadurch viel Zeit sparen.

3. Verträge und Datenschutz

Gerade am Anfang berichten viele Virtuelle Assistenten, dass sie der ganze rechtliche Kram wie Verträge sowie der Datenschutz überfordern. Dafür habe ich großes Verständnis. Da der Start einer Selbständigkeit ohnehin ein Sprung in das kalte Wasser ist (egal wie gut man vorbereitet ist) und man Angst hat, etwas falsch zu machen oder nicht ausreichend abgesichert zu sein.

Aber da kann ich dich beruhigen. Denn diese Herausforderung wird dir als Virtuelle Assistenz nicht immer wieder begegnen, sondern nur einmal am Anfang. Wenn du verstanden hast, welche Verträge du mit deinen Kunden abschließen und was du bezüglich Datenschutz beachten musst, ist es kein Hexenwerk mehr. Du brauchst ein gutes Vertragspaket und das kannst du immer wieder für jeden neuen Kunden benutzen. Für die DSGVO empfehle ich das Vertragspaket* der Rechtsanwältin Sabrina Keese-Haufs. Sie ist auf Datenschutz und Online Marketing Recht spezialisiert und hat mit dem Vertragspaket* speziell etwas für die Bedürfnisse von Virtuellen Assistenten erstellt.

4. UnternehmerIn sein

Ist dir eigentlich bewusst, dass du mit deinem VA-Business ein – wenn auch kleines – Unternehmen führst? Weißt du wie wichtig es für deinen Erfolg ist unternehmerisch zu denken und zu handeln. Und dass du – zumindest am Anfang – alles allein machen musst? Andere Unternehmen mit höherem Budget haben Abteilungen für Buchhaltung, Marketing, Kundenservice, Telefonzentrale, etc. Du aber machst deine Buchhaltung selbst, du kümmerst dich um dein Marketing, du bist verantwortlich für die Kundenakquise, du machst selbständig dein Social Media Management und vieles mehr. Und das alles ganz nebenbei, denn dein eigentliches Business ist die Virtuelle Assistenz.

Zum unternehmerischen Denken und Handeln gehört es jedoch, Aufgaben abzugeben und Investitionen zu tätigen. Eine gute Investition ist immer die Beauftragung eines Steuerberaters, denn dieser wird dich auf jeden Fall vor steuerlichen Fehlern bewahren. Eine weitere Empfehlung von mir ist die Beauftragung eines Webdesigners (falls du es nicht selbst sehr gut kannst). Die Investition in eine professionelle Website ist definitiv gut angelegtes Geld denn darüber findest du Kunden. Auch Geld in Weiterbildung zu investieren mach total Sinn. „Eine Investition in Wissen bringt immer noch die besten Zinsen“, sagte auch schon Benjamin Franklin und damit hat er vollkommen Recht. Das Geld kommt in jedem Fall wieder zurück daher spreche ich auch nicht von Ausgaben, sondern von Investitionen.

Reflektiere einfach mal dein Business. Was kannst du gut und machst es lieber selbst und was gehört nicht zu seinen Stärken und sollte daher ausgelagert werden?

5. Einsam im Homeoffice

Kommst du aus einer Festanstellung wirst du es wahrscheinlich gewohnt sein, Kollegen und Vorgesetzte um dich zu haben. So nervig ein Büro manchmal sein kann – der Austausch mit seinen Mitmenschen und die sozialen Kontakte können so manch anstrengende Arbeitstage wieder ausgleichen.

Im Homeoffice droht dir aber möglicherweise die Vereinsamung wenn du nichts dagegen unternimmst. Was kannst du gegen die Einsamkeit im Homeoffice tun?

Abgesehen davon, dass du unabhängig von deinem Beruf natürlich weiterhin soziale Kontakte zu Freunden und Familie pflegen solltest, gibt es noch weitere Möglichkeiten um gegen Einsamkeit vorzugehen. Du musst Business-Kontakte knüpfen. Finde Accountability Partner über soziale Medien und tausche dich regelmäßig mit deinen Business Buddys aus. Du kannst mit ihnen auch virtuelle Worksessions machen. Ihr verabredet euch
zum gemeinsamen Co-Working über Zoom oder Skype und seid währenddessen im Austausch. Hilfreich sind auch Mastermind-Gruppen mit regelmäßigen online Treffen und Gespräche.

Ausserdem empfehle ich dir Business Events wie Meet-Ups oder Konferenzen zu besuchen und dort Kontakte zu knüpfen. Diese sind nicht nur wichtig für den Austausch, sondern auch für Weiterempfehlungen. Ein großes Business-Netzwerk hat noch keinem geschadet!

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Fazit

Dir werden regelmäßig Herausforderungen in deinem Business als Virtuelle Assistenz begegnen – egal ob du erst Anfänger oder schon länger VA bist. Wichtig ist, dass du keine Angst vor Herausforderungen hast und nicht problem- sondern lösungsorientiert an alle Herausforderungen herangehst. Es gibt für jedes Problem, jede Challenge im Leben eine Lösung, das darfst du nie vergessen.

Gern helfe ich dir bei deinen aktuellen Herausforderungen. Welche sind diese? Schreibe mir eine Nachricht oder gern einen Kommentar.

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