So erkennst du gute Kunden als Virtuelle Assistenz

So erkennst du gute Kunden als Virtuelle Assistenz Blogbeitrag

Gute Kunden können dafür sorgen, dass du die Virtuelle Assistenz liebst, erfolgreich bist und in deinem Job so richtig aufblühst. Die Zusammenarbeit mit guten Kunden stärkt dein Selbstbewusstsein und beseitigt jegliche Zweifel, die du vielleicht hast. Deshalb ist es wichtig, dass du gute Kunden findest. Doch was unterscheidet einen guten Kunden von schlechten Kunden und wie kannst du gute Kunden erkennen?

Kenne deine Position und Rolle!

Zunächst einmal muss dir klar sein, dass du nicht FÜR deinen Kunden arbeitest, sondern MIT deinem Kunden zusammenarbeitest. Ihr seid Partner auf Augenhöhe, die sich wertschätzend und respektvoll begegnen sollten. Diese Tatsache musst du verinnerlichen, damit du es auch nach Außen tragen kannst. Nur wenn es dir klar ist, kannst du es auch anderen deutlich machen.

Als du noch angestellt warst, waren die Rollen eindeutig. Du hast als Assistentin oder Sachbearbeiterin Instruktionen und Anweisungen erhalten und hast diese ausgeführt. Es gab eine Hierarchie (es sei denn, du hast in einem hippen Start-Up gearbeitet, in dem es keine Rangordnung gab).

Du hast dich in einem Unternehmen beworben, die Stelle und einen Chef vorgesetzt bekommen. Fragen nach partnerschaftlicher Zusammenarbeit, Augenhöhe und gemeinsame Werte wurden wahrscheinlich nicht diskutiert. Es gab eine klare Rollenverteilung, jeder kannte seine Rangordnung.

Als selbständige Virtuelle Assistenz läuft es aber nicht so! Du bist deine eigene Chefin, du legst deine eigenen Spielregeln fest und du suchst dir deine Wunschkunden selbst aus.

Deshalb musst du festlegen, wer dein Wunschkunde ist und du musst gute Kunden von schlechten Kunden unterscheiden können. Sonst macht dir dein Job als Virtuelle Assistenz keinen Spaß und du kannst genauso gut wieder in deine alte Anstellung zurückgehen.

Gute Kunden: Merkmale

Du kannst gute Kunden als Virtuelle Assistenz bereits vor der Zusammenarbeit erkennen. Mich kontaktieren inzwischen sehr viele potentielle Kunden über meine Website. Ich habe die Fähigkeit entwickelt, zwischen den Zeilen zu lesen und bereits bei der ersten Kontaktaufnahme gute von schlechten Kunden zu unterscheiden. Anhand dieser Merkmale erkennst du, wer ein guter Kunde ist. Ein guter Kunde

  • weiß sehr genau, welche Aufgaben ausgelagert werden sollen
  • antwortet zügig auf E-Mails und stellt notwendige Informationen bereit
  • ist kommunikationsstark
  • sieht dich als Partner und nicht als billige Arbeitskraft
  • hat Zeit für dich (insbesondere in der Anfangsphase)
  • hat ein strukturiertes Business und Prozesse (oder ist bereit, dich dafür zu beauftragen, sprich es ist ihm wichtig, Struktur zu bekommen und Prozesse zu optimieren)
  • setzt sich Ziele und hält sie ein
  • plant sein Budget
  • schätzt deine Ideen und Vorschläge und setzt diese sogar um
  • unterstützt deine Weiterentwicklung, in dem er dir immer anspruchsvollere Aufgaben übergibt und deinen Aufgabenkreis erweitert
  • ist dankbar und schätzt deine Arbeit (und spricht es auch aus)
  • empfiehlt dich weiter
  • ist sich bewusst, dass du Freelancer bist und weitere Auftraggeber hast (und dich nicht als Leibeigenen betrachtet)
  • zahlt pünktlich (und verhandelt deinen Preis nicht!)
  • teilt die gleichen Werte und Ansichten wie du

Anhand dieser Merkmale erkennst du gute Kunden. Mit der Zeit wirst auch du lernen, zwischen den Zeilen zu lesen und einen Radar für gute Kunden entwickeln. Du wirst sicherlich von deiner Erfahrung profitieren und lernen, wann du JAAAA zu einem Kunden sagst.

Schlechte Kunden: Merkmale

Neben den vielen tollen, lieben und wundervollen Kunden gibt es leider auch schlechte Kunden. Diese kann man sogar in unterschiedliche Typen einteilen.

Schlechter Kunde Typ „Stresser“

Diese Art von Kunden ist bedauerlicherweise weit verbreitet, auch ich hatte schon mit Stresser-Kunden zu tun. So erkennst du, ob ein potentieller Kunde ein „Stresser“ ist:

  • Alles ist dringend und sollte am besten gestern erledigt sein
  • Du wirst ständig kontaktiert und der Kunde akzeptiert deine Geschäftszeiten nicht
  • Schlechte Kunden kontrollieren alles und glauben, dass sie es besser können
  • Du hast das Gefühl, dass deine Fähigkeiten ständig in Frage gestellt werden
  • Sie lassen dich wiederum selbst an deinen Fähigkeiten und an deiner Expertise zweifeln
  • Sie sind nie glücklich und zufrieden über deine Arbeit

Solch einen Umgang darfst du nicht akzeptieren, da es schwer wird, den Kunden von diesem Verhalten abzubringen, wenn er sich erst einmal daran gewöhnt hat.

Schlechter Kunde Typ „Sparfuchs“

Der Sparfuchs wird dir sicherlich während deiner Karriere als Virtuelle Assistenz mehrmals begegnen. Du wirst aber hoffentlich nicht mehr auf ihn treffen, wenn du mit Wunschkunden ausgebucht bist. Das macht oder sagt ein Kunde, wenn er ein Sparfuchs ist:

  • Der Sparfuchs will immer erst den Preis wissen
  • Sparfüchse verstehen den langfristigen Wert deiner Arbeit nicht und bevorzugen billigen Preis vor Qualität
  • Sie bezahlen regelmäßig zu spät und du musst jeden Monat darum bangen, ob du mahnen musst
  • Sie treffen Aussagen wie: „Das dauert doch nicht lange“, „das hätte ich auch selbst erledigen können“ oder „kannst du nicht auch Vorlagen von anderen Kunden verwenden?“.

Diese Art von Kunden machen es dir nicht leicht, deinen Job zu lieben. Denn sie sind fixiert auf Geld und nicht auf Wachstum, Wertigkeit und Nutzen. Sie scheuen vor Investitionen zurück und möchten am liebsten alles umsonst haben. Ich rate dir: Finger weg von Sparfüchsen!

Schlechter Kunde Typ „Chaot“

Du bist vielleicht eine Virtuelle Assistenz, die am liebsten Ordnung ins Chaos bringt oder Strukturen etabliert. Das ist auch eine wichtige Aufgabe und manche Kunden suchen genau nach so einer Ordnungsschafferin. Doch es gibt da einen Typ Kunden, der dir in die Suppe spuckt und deine Ordnung nicht annehmen wird. Das ist der sogenannte Chaot. Diesen erkennst du anhand dieser Merkmale:

  • Du bekommst nie die Informationen, die für deine Arbeit wichtig sind und du musst ständig nachhaken
  • Der Chaot ist unorganisiert, unordentlich und extrem unstrukturiert
  • Chaotische Kunden verwerfen ständig alles, halten sich nicht an Absprachen und verrennen sich immer in neue Ideen und Projekte
  • Man denkt und setzt voraus, dass du Gedanken lesen kannst
  • Ein chaotischer Kunde weiß nicht, worauf er sich zuerst konzentrieren soll und was Priorität hat
  • Er findet keine klaren Aussagen und kann sich dir nicht mitteilen.

Umgang mit problematischen Kunden

Nun kennst du den Unterschied zwischen guten und problematischen Kunden. Du kennst die Anzeichen einer schwierigen Zusammenarbeit und wann du die Finger von einem potentiellen Kunden lassen solltest.

Doch was tun, wenn du bereits mit einem problematischen Kunden zusammenarbeitest und die Zusammenarbeit (noch) nicht kündigen willst? Oder wenn du auf einen neuen Kunden angewiesen bist und nicht bei den ersten Anzeichen Nein sagen möchtest? Mit diesen Tipps gelingt dir der Umgang mit schwierigen Kunden:

  • Lege deine eigenen Werte, Regeln und Bedingungen fest und bleibe konsequent.
  • Teile deine Arbeitsbedingungen wie Erreichbarkeit, Geschäftszeiten etc. deinem Kunden mit. Im Idealfall sind diese schriftlich im Vertrag oder in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgehalten.
  • Nutze zusammen mit deinem Kunden ein Projektmanagement-Tool wie Asana oder Trello, um Aufgaben, Projekte, Ziele und Termine festzuhalten und deren Fortschritt zu überwachen.
  • Jede Aufgabe sollte einer verantwortlichen Person im Team zugewiesen werden.
  • Antworte nicht auf E-Mail ausserhalb deiner Geschäftszeiten. Dein Kunde kann sich daran gewöhnen und wird beim nächsten Mal, wenn du es nicht tust, möglicherweise sauer oder beleidigt sein.
  • Haltet regelmäßig (am besten wöchentlich) Team-Meetings.
  • Fasse nach jedem Gespräch die besprochenen Punkte zusammen und schicke die Zusammenfassung an den Kunden. So stellst du sicher, dass du alles richtig verstanden hast.
  • Frage nach, wenn du etwas nicht richtig verstanden hast oder etwas unklar ist.
  • Fordere eine Teilzahlung im Voraus, wenn du an der Zahlungsmoral des Kunden zweifelst.
  • Halte die Zusammenarbeit vertraglich fest, achte darauf, dass du den Datenschutz einhältst und archiviere wichtige, die Zusammenarbeit betreffende E-Mails.

Fazit zu guten und problematischen Kunden als Virtuelle Assistenz

Im Prinzip kann jeder, egal wie erfahren im VA-Business, an problematische Kunden geraten. Auch wenn du meine Tipps befolgst und alle Anzeichen für einen guten Kunden erkennst, kann sich der Kunde im Verlauf zu einem Problem-Kunden entwickeln. Wichtig ist, dass du weißt, wie du in unterschiedlichen Situationen reagierst.

Gerade am Anfang als Virtuelle Assistenz möchtest du auf Biegen und Brechen Kunden finden und schnell ausgebucht sein. Du hast wahrscheinlich Schwierigkeiten, deine Regeln konsequent durchzusetzen, auch mal hart zu bleiben und einfach mal Nein zu sagen. Schließlich willst du alles richtig machen. Aber denke daran: Kunden sind keine Freunde! Du musst nicht alles mit dir machen lassen und du bist ganz sicher keine billige Arbeitskraft, die zu allem Ja und Amen sagen muss.

Wenn man Unternehmerin ist, gehört es nun einmal dazu, Entscheidungen zu treffen und abzuwägen. Es bringt dir nichts, wenn du zwar ausgebucht bist aber nur mit schwierigen Kunden zusammenarbeitest.

Tipp: die Checkliste

In dieser Checkliste habe ich dir 14 Fragen aufgeführt, die du in jedem Kennenlerngespräch mit einem neuem Kunden klären solltest. Hier kannst du dir die Checkliste kostenlos herunterladen. Nutze die Checkliste, um einige der o.g. Probleme von Anfang an zu vermeiden und künftig nur noch gute Kunden für deine Virtuelle Assistenz zu finden.

So erkennst du gute Kunden als Virtuelle Assistenz

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