Die fünf schlimmsten Fehler nach einer Kundenzusage

Fehler als Virtuelle Assistenz

Du hast einen Kunden erfolgreich akquiriert und hast nun die Zusage für eine Zusammenarbeit? Du konntest den Auftraggeber von dir und deinen Fähigkeiten überzeugen? Dann ist es wichtig, dass du jetzt keinen Fehler machst und diesen Kunden verlierst bevor die Zusammenarbeit erst richtig startet.

Denn auch nach Kundenzusage lauern fiese Stolperfallen auf dem Weg zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Selbst wenn der Kunde dich gewählt hat, kannst du ihn oder sie wieder schnell verlieren, wenn du gewisse Fehler machst.

Das sind die fünf schlimmsten Fehler nach Kundenzusage:

Keine sofortige Prüfung der Zugangsdaten

Nach der Zusage und der Vertragsunterzeichnung wird dir dein Kunde in der Regel die Zugangsdaten für seine Programme und Tools schicken. Meistens werden im Kennenlerngespräch bereits erste Aufgaben mit Abgabetermin festgelegt. Schließlich will der Kunde ja auch testen, ob du termingerecht ablieferst. Für diese Aufgaben brauchst du möglicherweise Login-Daten z.B. für die Website, für die Social Media Konten o.ä.. Sobald du die Zugangsdaten bekommst musst du prüfen, ob du dich erfolgreich einloggen kannst – egal ob die die Aufgabe jetzt oder später erledigen möchtest. Der schlimmste Fehler ist, wenn du dir ein paar Tage Zeit lässt. Denn dann kann es passieren, dass die Deadline für die Aufgabe immer näher rückt, du dich aber im schlimmsten Fall nicht einloggen kannst und den Kunden nochmal um die Daten bitten musst. Wenn sich nun auf Kundenseite die Antwort verzögert kann es passieren, dass du aufgrund dessen die Aufgabe nicht fristgerecht erledigen kannst. Und das nur, weil du nicht sofort gecheckt hast ob du dich einloggen kannst.

Verzögerte Antwort

Gerade am Anfang einer Zusammenarbeit ist es wichtig, dass du immer sehr zügig antwortest und den Kunden nicht unnötig warten lässt. Er kennt dich noch nicht so gut, ihr beide müsst euch erst einmal einspielen und da sollte die Kommunikation flüssig laufen. Gerade als Virtuellen Assistenz ist eine reibungslose Kommunikation unverzichtbar. Schließlich kann dein Kunde bzw. dein Auftraggeber dich „nur“ virtuell erreichen, er sieht und hört dich nicht. Deshalb darfst du ihn auch nicht so lange warten lassen wenn er dir eine E-Mail oder eine Message schickt.

Nicht genug Transparenz zeigen

Eine virtuelle Zusammenarbeit basiert auf Vertrauen. Wir Virtuelle Assistenten tracken unsere Zeit und rechnen in den meisten Fällen nach erfasster Zeit und entsprechendem Stundensatz ab. Der Kunde vertraut uns – im Gegenzug erwartet er auch eine gewisse Transparenz bei der Arbeitszeiterfassung. Es macht beim Erfassen der Arbeitszeit Sinn, die erledigten Aufgaben konkret zu benennen. Dies kannst du z.B. mit Toggl sehr gut umsetzen. Mit Toggl kannst du deine Aufgabe detailliert beschreiben und über die erfasste Zeit ein Time-Tracking-Protokoll  downloaden. Dieses PDF kannst du deinem Kunden bei jeder Rechnung beifügen und gewährst ihm dadurch Einblick in deine Arbeitszeit. Gerade am Anfang einer Zusammenarbeit macht es Sinn den Kunden regelmäßig über die angefallene Arbeitszeit zu unterrichten (z.B. jeden Freitag das Toggl Reporting übersenden).

Falsche Scheu und Angst vor Rückfragen

Ein umfassendes Briefing vom Kunden über die Projekte und deine Aufgaben ist beim Start entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Solltest du jedoch nicht alles bis ins letzte Detail verstanden haben oder sollten noch Fragen offen sein, darfst du dich nicht scheuen, deine Fragen zu stellen. Zurückhaltung aus Angst oder aus falscher Scheu ist absolut nicht zielführend. Im Gegenteil: keine Rückfragen zu stellen, obwohl du nicht alles verstanden hast, kann ein „Beziehungskiller“ zwischen dir und deinem Kunden sein. Um die Aufgaben vollständig, fristgerecht und ordentlich erledigen zu können, dürfen keine Fragen bei dir offen bleiben.

Falsche Kapazitätenplanung

Du hast bereits einen Kundenstamm und möchtest weitere Kunden gewinnen? Achte darauf, dass du deine Kapazitäten im Auge behältst und deine verfügbare Zeit korrekt einplanst. Das schaffst du nur, wenn du weißt mit wie vielen Stunden dich deine Kunden in etwa beauftragen. Sollte ein Kunde eine zeitlang keine Aufgaben schicken, dann frage erst bei diesem Kunden nach bevor du einen neuen Kunden akquirierst. Im ungünstigsten Fall gewinnst du einen neuen Kunden, vergibst deine freien Kapazitäten und plötzlich kommt ein älterer Kunde mit neuen Aufgaben. Dann kommst du schnell in die Situation, dass du die anfallenden Aufgaben nicht mehr fristgerecht schaffst. Für welchen Kunden entscheidest du dich im Zweifelsfall? Wer bekommt deine verfügbare Kapazität? Um nicht in diesen Konflikt zu geraten, ist eine nachhaltige Kapazitätenplanung maßgeblich.

Wenn du diese Fehler nach Kundenzusage vermeidest und für einen reibungslosen Ablauf in der Zusammenarbeit sorgst, steht einer erfolgreichen Partnerschaft zwischen dir und deinem Kunden nichts mehr im Weg.

Hast du Fragen oder hast du selbst Tipps, die anderen Virtuellen Assistenten helfen? Dann schreibe mir eine E-Mail oder kommentiere diesen Beitrag.

Die fünf schlimmsten Fehler nach einer Kundenzusage

E-Mail Marketing Virtuelle Assistenz

Keine News mehr verpassen!

Melde dich jetzt für meine E-Mails an und erhalte regelmäßig kostenlose Tipps und Tricks für dein erfolgreiches Business als virtuelle Assistenz. Erfahre immer als erstes was gerade abgeht im VA-Business. 

Du kannst dich jederzeit mit einem Klick wieder abmelden. Meine E-Mails enthalten neben zahlreichen kostenlosen Tipps und Inhalten auch Informationen zu meinen Produkten, Angeboten, Aktionen und zu meinem Unternehmen. Hinweise zum Datenschutz, Widerruf, Protokollierung sowie der von der Einwilligung umfassten Erfolgsmessung erhältst du unter Datenschutz.

11 Antworten zu “Die fünf schlimmsten Fehler nach einer Kundenzusage”

    1. Danke Christian! Ich habe leider schon ein paar Mal diesen Fehler gemacht, dass ich die Login Daten nicht sofort überprüft habe und die Konsequenzen können manchmal schwerwiegend sein. Seitdem prüfe ich das sofort 🙂

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.