Meine besten Business Tools als Virtuelle Assistentin

Seit 4 Jahren bin ich nun als Virtuelle Assistentin tätig und erfolgreich Selbständig. In dieser Zeit haben sich einige Tools und Programme angehäuft, die ich in der täglichen Nutzung habe. Ich habe viele Tools ausprobiert, einige habe ich sofort aufgegeben und einige nutze ich seit Tag 1 meiner Selbständigkeit. In diesem Beitrag möchte ich dir meine besten Business Tools als Virtuelle Assistentin zeigen.

Business Tools: Organisation und Administration

Unter diese Kategorie fallen alle Programme, die ich für die Organisation meines Business brauche. Dazu zählt das Projektmanagement, die Buchhaltung und die Kommunikation mit Kunden.

Asana

Mit diesem Tool verwalte ich meine Projekte und Aufgaben. Ich nutze es für mich selbst aber auch gemeinsam mit Kunden und Kollegen. Asana ist mein Lieblingstool für das Projektmanagement. Eine Alternative zu Asana ist Trello.

Google Drive

Als Cloud-Speicher nutze ich Google Drive. Darin erstelle ich auch meine Dokumente und Tabellen. Es eignet sich hervorragend als gemeinsame Ablage mit Kunden und Kollegen sowie zum schnellen Datei-Austausch.

Dropbox

Im Grunde genommen ist die Dropbox das Gegenstück von Google Drive. Es ist nicht meine bevorzugte Cloud aber ich nutze sie weil vieler meiner Kunden mit Dropbox arbeiten.

Google Mail

Hierüber verwalte ich meine E-Mail Postfächer. Alle meine Konten sind in Google Mail integriert. Ich finde es sehr vorteilhaft, dass ich mich nicht in verschiedene Postfächer einloggen muss, sondern alles mit Google Mail erledigen kann.

Papierkram

Für meine Buchhaltung nutze ich Papierkram im PRO+ Tarif. Die Kosten betragen 96,00€ pro Jahr. Mit Papierkram erstelle ich meine Rechnungen, verbuche meine Ein- und Ausnahmen und erledige meine Umsatzsteuervoranmeldung. Papierkram nutze ich seit dem zweiten Jahr meiner Selbständigkeit und bin sehr zufrieden damit.

Toggl

Um meine Arbeitszeit zu erfassen nutze ich die kostenlose Version von Toggl. Dies ist ein Programm, welches ich seit dem ersten Tag meiner Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin nutze und jedem für die Zeiterfassung empfehle.

Zoom

Für Videokonferenzen, Group Calls mit meiner VAY! Gruppe und all die Meetings, die tagtäglich stattfinden, nutze ich Zoom.

N26

Bei der N26 Bank habe ich mein Geschäftskonto für mein Business. Mit der N26 Bank bin ich sehr zufrieden. Sehr vorteilhaft finde ich das unkomplizierte Eröffnen eines Kontos sowie die N26 App. Damit habe ich meine Finanzen unter Kontrolle 🙂

Slack

Slack ist ein Messenger Tool um sich im Team per Chat auszutauschen. Dabei kann man per Direktmessage mit nur einer Person schreiben oder Team Channels mit allen oder auserwählten Team Mitgliedern anlegen. Slack vereinfacht die Kommunikation innerhalb remote Mitarbeitern unheimlich und eignet sicher besser als E-Mail Korrespondenz.

Loom

Erklärvideos nehme ich mit Loom auf. Anstatt meinen Kunden oder Kursteilnehmern zeitfressende E-Mails mit langen Erklärungen zu schreiben, nehme ich lieber ein Video (Bildschirmaufnahme möglich) auf.

Business Tools: Social Media

Facebook Creator Studio

Als Planungstools für meine Beiträge auf meiner Facebook Seite nutze ich das Facebook Creator Studio. Es ist komplett kostenlos und beinhaltet auch die Planungsfunktion für Instagram.

Planoly

Neben dem oben erwähnten Facebook Creator Studio nutze ich auch Planoly für die Planung meiner Beiträge auf Instagram. Aktuell nutze ich Planoly in der kostenlosen Basisversion.

Tailwind

Meine Pins für Pinterest plane ich über Tailwind. Mit Tailwind kannst du nicht nur Pins einplanen, sondern auch Analysen erstellen und deine Reichweite aufbauen. Tailwind kostet 119 USD jährlich. Mit diesem Link kannst du Tailwind einen Monat kostenlos testen.

Business Tools: Grafikdesign

Canva

Canva ist ein Grafikdesign Programm, das Dank der vielen Vorlagen das Erstellen von professionellen Grafiken auch für Laien ermöglicht. Dieses Programm nutze ich seit dem ersten Tag meiner Selbständigkeit. Die erste Grafik, die ich erstellt habe, was das Header Bild meiner Facebook Seite.

TinyPNG

Ich nutze TinyPNG, um die Dateigröße meiner Fotos zu verkleinern.

Diybookcovers

Dies ist ein kostenloses Tool, um Mockups für Bücher, Tablets und Smartphones zu erstellen. Du kannst bei Diybookcovers einfach eine Grafik hochladen und daraus ein tolles Mockup erstellen.

Business Tools: Marketing

ActiveCampaign

Mit ActiveCampaign erledige ich mein E-Mail und Newsletter Marketing. Die Kosten betragen zur Zeit 468,00 USD und gelten für 5000 aktive E-Mail Adressen.

Thrive Architect

Meine Website ist eine WordPress Seite. Für alle Unterseiten nutze ich den Pagebuilder Thrive Architect. Damit erstelle ich auch meine Landing- und Salespages. Thrive Architect ist ein WordPress Plugin und kostet einmalig 67,00 USD.

Thrive Leads

Die auf meiner Website enthaltenen Pop-Ups, Boxen, Banner und sonstige Eintragungsformulare erstelle ich mit Thrive Leads. Thrive Leads ist ebenfalls ein WordPress Plugin und kostet einmalig 67,00 USD.

All-Inkl.

Meine Website hoste ich bei dem deutschen Hosting Anbieter All-Inkl.. Ich habe mich für diesen Anbieter entschieden, weil der deutsche Support sehr hilfreich ist und mich sehr gut unterstützt hat. Mein Tarif (Premium) kostet 9,95€/monatlich.

Business Tools: Onlinekurse

Elopage

All meine Onlinekurse und digitalen Produkte verkaufe ich über Elopage. Elopage ist ein deutsche Anbieter, der eine Komplettlösung für Onlinekurse und digitale Produkte anbietet. Auch die Rechnungsstellung und die Zahlungsabwicklung übernimmt Elopage für mich. Bei Elopage gibt es unterschiedliche Preistarife. Meine Basis Kosten belaufen sich momentan auf ca. 90,00€/monatlich zzgl. Gebühren pro Verkauf.

Vimeo

Vimeo ist ein Videoportal (ähnlich wie Youtube). Dort lade ich alle Videos hoch, die ich dann später auf Webseiten einbette. Dazu zählen Testimonial Videos, Aufzeichnungen von Webinaren oder von meinen monatlichen Gruppen Calls in der VAY! Community.

Kosten für meine Business Tools als Virtuelle Assistentin

Am Anfang meiner Selbständigkeit hatte ich kaum Kosten für meine Business Tools, da ich diese überwiegend in der kostenlosen Basis Version genutzt habe. Einige davon nutze ich auch heute noch in dieser kostenlosen Varianten (wie z.B. Toggl, Loom, TinyPNG oder Diybookcovers). Doch die meisten meiner Business Tools sind kostenpflichtig. Ich habe mit der Zeit festgestellt, dass mir die Funktionen der Basis Version nicht mehr ausreichen und ich an meine Grenzen stoße. Zusammenfassend habe ich folgende kosten (jährlich):

Tools für Organisation und Administration: ca. 300,- Euro
Tools für Social Media: ca. 120,- Euro
Tools für Grafik Design: ca. 150,- Euro
Tools für Marketing: ca. 700,- Euro
Tools für Onlinekurse: ca. 1300,- Euro

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