Seit 4 Jahren bin ich nun als Virtuelle Assistentin tätig und erfolgreich Selbständig. In dieser Zeit haben sich einige Tools und Programme angehäuft, die ich in der täglichen Nutzung habe. Ich habe viele Tools ausprobiert, einige habe ich sofort aufgegeben und einige nutze ich seit Tag 1 meiner Selbständigkeit. In diesem Beitrag möchte ich dir meine besten Business Tools als Virtuelle Assistentin zeigen.
Business Tools: Organisation und Administration
Unter diese Kategorie fallen alle Programme, die ich für die Organisation meines Business brauche. Dazu zählt das Projektmanagement, die Buchhaltung und die Kommunikation mit Kunden.
Asana
Mit diesem Tool verwalte ich meine Projekte und Aufgaben. Ich nutze es für mich selbst aber auch gemeinsam mit Kunden und Kollegen. Asana ist mein Lieblingstool für das Projektmanagement. Eine Alternative zu Asana ist Trello.
Google Drive
Als Cloud-Speicher nutze ich Google Drive. Darin erstelle ich auch meine Dokumente und Tabellen. Es eignet sich hervorragend als gemeinsame Ablage mit Kunden und Kollegen sowie zum schnellen Datei-Austausch.
Dropbox
Im Grunde genommen ist die Dropbox das Gegenstück von Google Drive. Es ist nicht meine bevorzugte Cloud aber ich nutze sie weil vieler meiner Kunden mit Dropbox arbeiten.
Deine kostenlose Checkliste für einen erfolgreichen Start als VA!
Starte mit 5 einfachen Schritten deine Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin und gewinne laufend neue (Wunsch-)Kunden.
Melde dich zum Newsletter an und erhalte dein Checkliste inklusive kostenlosem Mini-Kurs. Bitte fülle die beiden Felder aus und du erhältst deine Checkliste sofort per E-Mail zugeschickt!
Du erhältst von mir ca. 2-4 Mal im Monat eine E-Mail mit den neuesten Tipps rund ums Thema Virtuelle Assistenz. Wir verschicken keinen Spam und du kannst dich jederzeit wieder mit nur einem Klick abmelden. Für das Versenden der E-Mails nutzen wir die Software ActiveCampaign. Hier findest du alle Infos in unserer Datenschutzerklärung.
Google Mail
Hierüber verwalte ich meine E-Mail Postfächer. Alle meine Konten sind in Google Mail integriert. Ich finde es sehr vorteilhaft, dass ich mich nicht in verschiedene Postfächer einloggen muss, sondern alles mit Google Mail erledigen kann.
Papierkram
Für meine Buchhaltung nutze ich Papierkram im PRO+ Tarif. Die Kosten betragen 96,00€ pro Jahr. Mit Papierkram erstelle ich meine Rechnungen, verbuche meine Ein- und Ausnahmen und erledige meine Umsatzsteuervoranmeldung. Papierkram nutze ich seit dem zweiten Jahr meiner Selbständigkeit und bin sehr zufrieden damit.
Toggl
Um meine Arbeitszeit zu erfassen nutze ich die kostenlose Version von Toggl. Dies ist ein Programm, welches ich seit dem ersten Tag meiner Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin nutze und jedem für die Zeiterfassung empfehle.
Zoom
Für Videokonferenzen, Group Calls mit meiner VAY! Gruppe und all die Meetings, die tagtäglich stattfinden, nutze ich Zoom.
N26
Bei der N26 Bank habe ich mein Geschäftskonto für mein Business. Mit der N26 Bank bin ich sehr zufrieden. Sehr vorteilhaft finde ich das unkomplizierte Eröffnen eines Kontos sowie die N26 App. Damit habe ich meine Finanzen unter Kontrolle 🙂
Slack
Slack ist ein Messenger Tool um sich im Team per Chat auszutauschen. Dabei kann man per Direktmessage mit nur einer Person schreiben oder Team Channels mit allen oder auserwählten Team Mitgliedern anlegen. Slack vereinfacht die Kommunikation innerhalb remote Mitarbeitern unheimlich und eignet sicher besser als E-Mail Korrespondenz.
Loom
Erklärvideos nehme ich mit Loom auf. Anstatt meinen Kunden oder Kursteilnehmern zeitfressende E-Mails mit langen Erklärungen zu schreiben, nehme ich lieber ein Video (Bildschirmaufnahme möglich) auf.
Business Tools: Social Media
Facebook Creator Studio
Als Planungstools für meine Beiträge auf meiner Facebook Seite nutze ich das Facebook Creator Studio. Es ist komplett kostenlos und beinhaltet auch die Planungsfunktion für Instagram.
Planoly
Neben dem oben erwähnten Facebook Creator Studio nutze ich auch Planoly für die Planung meiner Beiträge auf Instagram. Aktuell nutze ich Planoly in der kostenlosen Basisversion.
Tailwind
Meine Pins für Pinterest plane ich über Tailwind. Mit Tailwind kannst du nicht nur Pins einplanen, sondern auch Analysen erstellen und deine Reichweite aufbauen. Tailwind kostet 119 USD jährlich. Mit diesem Link kannst du Tailwind einen Monat kostenlos testen.
Business Tools: Grafikdesign
Canva
Canva ist ein Grafikdesign Programm, das Dank der vielen Vorlagen das Erstellen von professionellen Grafiken auch für Laien ermöglicht. Dieses Programm nutze ich seit dem ersten Tag meiner Selbständigkeit. Die erste Grafik, die ich erstellt habe, was das Header Bild meiner Facebook Seite.
TinyPNG
Ich nutze TinyPNG, um die Dateigröße meiner Fotos zu verkleinern.
Diybookcovers
Dies ist ein kostenloses Tool, um Mockups für Bücher, Tablets und Smartphones zu erstellen. Du kannst bei Diybookcovers einfach eine Grafik hochladen und daraus ein tolles Mockup erstellen.
Business Tools: Marketing
ActiveCampaign
Mit ActiveCampaign erledige ich mein E-Mail und Newsletter Marketing. Die Kosten betragen zur Zeit 468,00 USD und gelten für 5000 aktive E-Mail Adressen.
Thrive Architect
Meine Website ist eine WordPress Seite. Für alle Unterseiten nutze ich den Pagebuilder Thrive Architect. Damit erstelle ich auch meine Landing- und Salespages. Thrive Architect ist ein WordPress Plugin und kostet einmalig 67,00 USD.
Thrive Leads
Die auf meiner Website enthaltenen Pop-Ups, Boxen, Banner und sonstige Eintragungsformulare erstelle ich mit Thrive Leads. Thrive Leads ist ebenfalls ein WordPress Plugin und kostet einmalig 67,00 USD.
All-Inkl.
Meine Website hoste ich bei dem deutschen Hosting Anbieter All-Inkl.. Ich habe mich für diesen Anbieter entschieden, weil der deutsche Support sehr hilfreich ist und mich sehr gut unterstützt hat. Mein Tarif (Premium) kostet 9,95€/monatlich.
Business Tools: Onlinekurse
Elopage
All meine Onlinekurse und digitalen Produkte verkaufe ich über Elopage. Elopage ist ein deutsche Anbieter, der eine Komplettlösung für Onlinekurse und digitale Produkte anbietet. Auch die Rechnungsstellung und die Zahlungsabwicklung übernimmt Elopage für mich. Bei Elopage gibt es unterschiedliche Preistarife. Meine Basis Kosten belaufen sich momentan auf ca. 90,00€/monatlich zzgl. Gebühren pro Verkauf.
Vimeo
Vimeo ist ein Videoportal (ähnlich wie Youtube). Dort lade ich alle Videos hoch, die ich dann später auf Webseiten einbette. Dazu zählen Testimonial Videos, Aufzeichnungen von Webinaren oder von meinen monatlichen Gruppen Calls in der VAY! Community.
Kosten für meine Business Tools als Virtuelle Assistentin
Am Anfang meiner Selbständigkeit hatte ich kaum Kosten für meine Business Tools, da ich diese überwiegend in der kostenlosen Basis Version genutzt habe. Einige davon nutze ich auch heute noch in dieser kostenlosen Varianten (wie z.B. Toggl, Loom, TinyPNG oder Diybookcovers). Doch die meisten meiner Business Tools sind kostenpflichtig. Ich habe mit der Zeit festgestellt, dass mir die Funktionen der Basis Version nicht mehr ausreichen und ich an meine Grenzen stoße. Zusammenfassend habe ich folgende kosten (jährlich):
Tools für Organisation und Administration: ca. 300,- Euro
Tools für Social Media: ca. 120,- Euro
Tools für Grafik Design: ca. 150,- Euro
Tools für Marketing: ca. 700,- Euro
Tools für Onlinekurse: ca. 1300,- Euro
Dieser Beitrag enthält Affiliate Links
