Aufgaben einer Virtuellen Assistenz für Coaches, Trainer und Berater

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Viele Virtuelle Assistenten arbeiten für Coaches, Berater und Trainer. Gerade diese Zielgruppe ist im Online Business weit verbreitet. Onlinecoaches bieten über das Internet ihre Dienste wie Coachingprogramme, Onlinekurse, eBooks, Webinare, Mastermindgruppen und Mitgliederbereiche an. Hier gibt es viele Aufgaben, die von Virtuellen Assistenten erledigt werden können.

In diesem Beitrag zeige ich dir die klassischen Aufgaben von Virtuellen Assistenten in Zusammenarbeit mit Onlinecoaches, Trainer und Berater. Dabei sind die Aufgaben unterteilt für die Anfänger, Fortgeschrittene und Profis unter den Virtuellen Assistenten. Denn auch wenn du erst am Anfang deiner Karriere als Virtuelle Assistenz stehst, kannst du direkt loslegen und einige Aufgaben für Coaches, Berater und Trainer übernehmen.

Typische Aufgaben einer Virtuellen Assistenz für Coaches, Berater und Trainer

ANFÄNGER

Als Anfänger oder nicht so erfahrene Virtuelle Assistenz kannst du bereits folgende Aufgaben übernehmen:

E-Mails beantworten

Mit einer guten Ausdrucksweise, schnellen Auffassungsgabe und einem Gespür für den Kundenservice kannst du die E-Mails bearbeiten und nach einer gewissen Einarbeitungszeit auch selbständig beantworten. Dazu musst du die Programme und Angebote deines Kunden kennen.

Facebook-Gruppen moderieren

Fast jeder Onlinecoach betreibt auch eine eigene Facebook-Gruppe. Diese ist für den Community Aufbau des Coaches bedeutsam. Du als Virtuelle Assistenz kannst die Mitgliedsanfragen für die Gruppe bestätigen, die neuen Mitglieder begrüßen, wiederkehrende Beiträge planen und posten und die Gruppe moderieren. Letzteres bedarf sicherlich auch einer gewissen Einarbeitung in das Thema deines Kunden.

Social Media Management

Neben dem Community-Management kannst du das Social Media Management übernehmen. Für weniger erfahrene Virtuelle Assistenten bedeutet das die Planung von Beiträgen, das Recherchieren von passenden Inhalten, die Beantwortung von eingehenden Nachrichten, usw.

Blogbeiträge einpflegen

Bereits mit wenigen Grundkenntnissen in WordPress kannst du diese Aufgabe übernehmen. Blogbeiträge einzupflegen bedeutet, dass du den Beitrag als Text von deinem Kunden bekommst und diesen als Blogbeitrag nach seinen Vorgaben auf der Website einstellst. Dein Kunde gibt dir meistens vor, wie er den Beitrag formatiert haben möchte, welches Beitragsbild verwendet wird, in welcher Kategorie der Beitrag eingestellt wird und welche Schlagwörter genutzt werden. Wenn du selbst zusätzlich noch Kenntnisse in SEO mitbringst, kannst du deinen Kunden optimal unterstützen.

Terminmanagement

Mit einem ausgeprägten Organisationstalent kann dir dein Kunde sofort die Verantwortung für seinen Kalender und seine Termine übertragen. Du organisierst und planst seine oder ihre Termine wie z.B. Coachingcalls, Meetings, Live-Videos, Webinare usw.

Grafiken für Social Media und Blog

Du musst kein Grafikdesigner sein um Grafiken für Social Media und Blogbeiträge zu erstellen. Mit dem Tool Canva kannst du auch ohne Kenntnisse in Design und Grafik schöne Bilder erstellen. Entweder nutzt du dafür die von Canva vorgegebenen Vorlagen oder du verwendest bereits vorhandene Vorlagen des Kunden. Solange du keine Design für deinen Kunden entwickeln musst kannst du diese Aufgabe ohne weiteres übernehmen – auch als Beginner.

FORTGESCHRITTEN

Als fortgeschrittene Virtuelle Assistenz mit ersten Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Coaches, Berater und Trainer sowie Grundkenntnissen im Online Business kannst du deinen Aufgabenkreis natürlich erweitern. Hierzu gehört aber auch, dass du dich stetig weiterbildest. Du solltest Trends im Auge behalten, du solltest immer uptodate bleiben über Veränderungen in Social Media und bei der Anwendung von entsprechenden Tools und Programmen stets auf dem Laufenden sein. Als fortgeschrittene Virtuelle Assistenz kannst du folgende Aufgaben übernehmen:

E-Mail Marketing Virtuelle Assistenz

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Landing- und Salespages

Landing- oder Salespages sind einzelne Webseiten, die einem bestimmten Zweck dienen. In der Regel werden diese Seiten über WordPress oder mit Tools wie Leadpages erstellt. Neben einem guten Gespür für Webdesign und verkaufsfördernde Texte solltest du dich auch mit der technischen Seite auskennen. Landing- und Salespages werden mit einem weiterführendem System verbunden. Das ist entweder ein E-Mail-Anbieter oder eine Verkaufsplattform für digitale Produkte. Desweiteren kann eine Landingpage auch mit einem Kalendertool verbunden werden um direkt über die Landingpage einen Termin mit dem Coach zu vereinbaren.

E-Mail-Marketing

Zum E-Mail-Marketing gehört der klassische Newsletter, kostenlose Kurse in Form von Mailserien und Auslieferungen von Leadmagneten (Freebies). Du kannst das E-Mail-Marketing für deine Kunden übernehmen sofern du dich mit dessen E-Mail-Anbieter (wie z.B. ActiveCampaign*, Mailchimp, Cleverreach, etc). auskennst. Ob dein Kunde die Texte für die E-Mails liefert oder ob du sie selbst erstellst ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Sicherlich kommt es auch darauf an, wie gut du texten kannst.

Webinare

Viele Onlinecoaches benutzen kostenlose Webinare als Kundenmagnet. Webinare sind ein effektives Mittel zum E-Mail-Listenaufbau, zur Erhöhung der eigenen Sichtbarkeit und Reichweite und um sich als Experte zu positionieren. Webinare sind übrigens Online Seminare – falls dir der Begriff neu ist. Du als Virtuelle Assistenz kannst das Webinar deines Kunden beim Anbieter (wie z.B. Zoom) planen, Präsentationen erstellen und die Nacharbeit eines Webinars übernehmen. In der Regel wird nach einem Webinar die Aufzeichnung auf einer eigens dafür erstellten Landingpage hochgeladen, der Link zur Aufzeichnung per E-Mail an alle, die sich angemeldet haben, verschickt und im Anschluss Sales-Mails versandt.

Onlinekurse

Im Bereich Onlinekurse* kannst du unterschiedlich eingesetzt werden. Wenn ein Onlinekurs fertig erstellt ist, kannst du das Produkt auf einer Verkaufsplattform wie Elopage oder Digistore24 einstellen, Zahlungspläne wie Ratenzahlung anlegen, die Zahlungsabwicklung und die Auslieferung hinterlegen. Außerdem kannst du einen technischen Support anbieten und Kursteilnehmern, die z.B. beim Einloggen Schwierigkeiten haben, weiterhelfen. Ebenso kannst du sämtliche Kursinhalte wie Videos, Audios, Workbooks und Texte auf der Kursplattform einpflegen und jederzeit Änderungen vornehmen. Der Anbieter Elopage ist übrigens nicht nur Verkaufsabwickler, sondern hat eine eigene Kursplattform. Hier kannst du auch beim Einstellen der Kursinhalte unterstützen.

Podcastservice

Viele Coaches, Berater und Trainer betreiben neben einem Blog auch einen eigenen Podcast. Deine Aufgaben im Bereich Podcast können sich vom Veröffentlichen und Schneiden der Podcast-Folge bis hin zum Transkribieren und Einpflegen eines passenden Blogbeitrages erstrecken.

PROFI

Als Profi und Experte in der Zusammenarbeit mit Coaches, Berater und Trainer kann dir dein Kunde wesentlich anspruchsvoller Aufgaben und ganze Projekte übertragen. Dies sind:

Strategie und Konzeption

In der Regel erstellt dein Kunde sein eigenes Launchkonzept bzw. seine eigene Launchstrategie. Sobald du jedoch mehr Erfahrung im Launchen von Onlinekursen oder anderen digitalen Produkten hast, kannst du deinen Kunden bei der Launchstrategie unterstützen und das Ganze auch selbst konzipieren. Um eine Launchstrategie zu erstellen musst du bereits einige (erfolgreiche) Launches mitgemacht haben, die Zielgruppe und das Produkt deines Kunden gut kennen und wissen, welche Strategien bei dieser Zielgruppe funktionieren. Ein Launch kann sich über mehrere Monate ziehen. Gerade mehrtägige Challenges sind durchaus arbeitsintensiv.

Werbung auf Facebook und Instagram

Um profitable Werbung auf Facebook und Instagram zu schalten reicht es nicht einfach nur den „promoten“ Button unter einem Beitrag zu klicken. Dazu gehört reichlich Erfahrung, viel Recherche und ausgeklügelte Strategien. Wenn du es jedoch richtig drauf hast mit den Ads, dann verhilfst du deinem Kunden zum Aufbau seiner E-Mail-Liste, für mehr Teilnehmer in seinen Challenges und letztendlich zu mehr Umsatz. Aber nochmal: hierzu gehört ein absolutes Profi-Wissen.

Automatisierten Sales Funnel aufbauen

Der automatisierte Sales Funnel – auch Evergreen-Funnel genannt – verkauft für deinen Kunden Onlinekurse und Programme, ohne dass dein Kunde dabei aktiv handeln muss. Passives Einkommen at its best sozusagen. Kurz gesagt müssen für einen automatisierten Sales Funnel laufend neue Leads durch einen Prozess geschickt werden. Am Ende der Kette werden aus einigen Leads dann Käufer. Der gesamte Prozess beginnt damit, dass sich ein Lead in die E-Mail-Liste deines Kunden einträgt und am Ende sein Produkt kauft. Hier kannst du entweder einzelne Elemente des gesamten Prozesses übernehmen (z.B. Lead-Magnet erstellen, E-Mail-Serie anlegen, Webinar planen, Sales-Mails aufsetzen) oder du übernimmst selbst die Konzeption und Umsetzung des Funnels. Wichtig ist ein technisches Verständnis, logisches Denken, Marketingskills und gutes Texten. Diese Aufgabe ist nur für absolute Profis im Online Business.

Kursinhalte produzieren

Sind deine Kenntnisse in der Branche deines Kunden so ausgeprägt, kannst natürlich auch du entweder die gesamten Onlinekurs-Inhalte oder einzelne Module/Lektionen produzieren. Viele Module in Onlinekursen müssen laufend aktualisiert werden, weil sich Tools, Gesetze, Trends ändern – je nachdem in welcher Branche dein Kunde tätig ist. Das bedeutet, dass auch bei einem fertigen Onlinekurs jederzeit Inhalte überarbeitet oder sogar neu produziert werden müssen.

Selbstverständlich variieren die Aufgaben für Coaches, Berater und Trainer. Jeder Onlinecoach arbeitet mit anderen Tools, Systemen, Strategien und Methoden. Es gibt mittlerweile für jeden erdenklichen Lebensbereich einen Coach. Diese Zusammenstellung liefert jedoch eine gute Übersicht über die klassischen Aufgaben einer Virtuellen Assistenz im Coaching-Business.

Kennst du weitere Aufgaben und kannst diese Aufstellung ergänzen? Dann schicke mir deine Vorschläge per E-Mail oder kommentiere unter diesem Beitrag.

3 Antworten zu “Aufgaben einer Virtuellen Assistenz für Coaches, Trainer und Berater”

  1. Hallo Fidan,

    absolut interessanter Blogbeitrag. Ich finde es immer wieder erstaunlich, wie vielfältig die Aufgaben einer VA sind.

    Ich weiß nicht, ob diese Aufgabe zu den oben erwähnten zugehört?
    Pflege Management/Teilnehmersystem. Wir mussten für einen Kunden ein Management Tool einpflegen, mit dem die Teilnehmer sich zu einem speziellen Kurs anmelden konnten.
    Das Tool wurde dann mit verschiedenen Kursen, Fachbeiträgen und Zertifikaten bestückt. Nach erfolgreicher Teilnahme an dem Kurs, ehält der Teilnehmer dann ein Zertifikat als pdf-Datei, dass er sich herunterladen kann.

    Wenn man dieses Tool für Kurse bzw. für einen Coach aufsetzen und pflegen muss, macht man fast nichts anderes mehr. Hatten auch schon einige Anfragen dazu. Ist aber sehr arbeitsintensiv und man muss es mögen. (Meine Ding ist es nicht – gebe ich lieber weiter).

    Danke, dass Du Dir die Mühe gemacht hast, die einzelnen Tätigkeiten in Sektionen für Anfänger, Fortgeschrittene und Profis zu unterteilen. Das hilft bestimmt auch Anfängern, die noch Zweifel haben, einfach loszulegen.

    Es gibt bestimmt einige Coaches da draußen, die noch gar nicht wissen, dass es so eine tolle VA-Community gibt, die nur darauf wartet loslegen zu dürfen, um sie zu unterstützen.

    Zumal die Aufgaben vielfältig sind und auch bestimmt spannend ist, Einblicke in die verschiedenen Business (Plural?? bin gerade echt überfragt;) ) zu geben.

    Ich finde im Übrigen ganz klasse, das Du Deine Erfahrung und Dein Wissen auf Deinem Blog teilst. Spätestens jetzt (haben wir aber schon) würden wir Dir Deinen Newsletter abonnieren.

    Weiterhin viel Erfolg und habe einen tollen Tag.
    Bettina & Thilo

    1. Hallo Bettina und Thilo, vielen Dank für euren Kommentar. Ist das erwähnte Tool Digimember? Ich kenne das für Mitgliederbereiche, wo sich die Teilnehmer dann in den Kursbereich einloggen können.
      Ich wollte mit dem Beitrag erreichen, dass sich an Anfänger VAs an die Arbeit mit Coaches trauen, denn es gibt – wie im Beitrag beschrieben – für jedes Level ein Aufgabenbereich.
      Vielen Dank, dass ihr meinen Newsletter abonniert habt. Das schätze ich sehr. Wünsche euch weiterhin viel Erfolg.
      LG Fidan

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